Gestion des autorisations des employés avec types configurables

Vue d’ensemble

La fonctionnalité de gestion des autorisations des employés avec types configurables permet d’administrer de manière structurée les autorisations associées à chaque employé, remplaçant l’ancien modèle basé sur du texte libre par un système configurable, traçable et orienté vers la génération documentaire.

Avec cette amélioration, Smart OSH intègre :

• Un maître des types d’autorisation configurable.
• La gestion des autorisations individuelles par employé.
• Un écran global pour consulter et maintenir les autorisations de toute l’organisation.
• La génération de rapports liés à chaque autorisation.
• La liaison documentaire entre l’autorisation et la fiche de l’employé.
• Le support pour la charge massive via Excel dans le maître des types.

À quoi ça sert

Cette fonctionnalité est conçue pour :

• Standardiser la gestion des autorisations.
• Contrôler la validité de chaque autorisation via des dates.
• Permettre plusieurs autorisations du même type pour un même employé.
• Générer des documents en utilisant des modèles associés au type d’autorisation.
• Consulter les autorisations transversalement depuis une liste globale.
• Maintenir la traçabilité documentaire depuis l’autorisation et depuis l’employé.

Types d’autorisation disponibles

En plus des types déjà existants, de nouveaux types d’autorisation sont ajoutés pour leur utilisation dans le système.

Parmi les nouveaux types inclus figurent :

• Autorisation pour travaux en espaces confinés
• Autorisation pour travaux en hauteur
• Autorisation pour manipulation de produits chimiques

Note

Le système part d’un ensemble initial de types déjà existants et permet de créer de nouveaux types depuis le maître, sans besoin de développement supplémentaire.

Prérequis et considérations préalables

Avant d’utiliser cette fonctionnalité, il convient de prendre en compte les points suivants :

• Des types d’autorisation doivent être configurés dans le maître.
• Pour générer des rapports, le type d’autorisation doit avoir un modèle de rapport associé.
• La visibilité des menus et opérations dépend des permissions de l’utilisateur.
• La gestion des autorisations se fait à la fois depuis la fiche de l’employé et depuis un menu global.
• La date de fin ne peut pas être antérieure à la date de début.
• Il n’est pas permis de supprimer un type d’autorisation s’il est utilisé par une autorisation.

Attention

Si un utilisateur ne dispose pas des permissions, il ne verra ni le menu ni les opérations liées à cette fonctionnalité.

Maître des types d’autorisation

Qu’est-ce que c’est

Le maître des types d’autorisation est la configuration de base à partir de laquelle sont définis les différents modèles d’autorisation disponibles sur la plateforme.

Il permet de paramétrer :

• Le code du type.
• Le nom de l’autorisation.
• Le titre de l’autorisation.
• Le modèle de rapport associé.
• Les conditions et observations.
• La description de l’autorisation.

Où le trouver

Chemin de menu :

Organisation | Configuration | Types d’autorisation

Que peut-on faire

Sur cet écran, les opérations standard suivantes sont disponibles :

• Nouveau
• Modifier
• Supprimer

Champs du détail

Chaque type d’autorisation peut inclure les champs suivants :

• Code : obligatoire et unique.
• NomAutorisation : obligatoire.
• TitreAutorisation
• Modèle de rapport
• Conditions et observations
• Description de l’autorisation

Comment créer un type d’autorisation

1. Accédez à Organisation | Configuration | Types d’autorisation.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Saisissez le code du type.
4. Saisissez le nom de l’autorisation.
5. Complétez, si nécessaire, le titre, le modèle de rapport, la description et les conditions et observations.
6. Enregistrez l’enregistrement.

Comment modifier un type existant

1. Accédez à la liste des Types d’autorisation.
2. Sélectionnez l’enregistrement à modifier.
3. Cliquez sur Modifier.
4. Mettez à jour les champs nécessaires.
5. Enregistrez les modifications.

Comment supprimer un type

1. Accédez à la liste des Types d’autorisation.
2. Sélectionnez le type.
3. Cliquez sur Supprimer.
4. Confirmez l’opération si le système le demande.

Attention

Il n’est pas possible de supprimer un type d’autorisation déjà associé à des autorisations existantes.

Astuce

Définissez correctement le modèle, le titre et les textes de base dans le maître pour réduire les tâches manuelles lors de la création des autorisations des employés.

Gestion des autorisations dans la fiche de l’employé

Changement principal dans la fiche

L’ancienne onglet Données pour autorisations est renommé Autorisations.

Le changement fonctionnel le plus important est la suppression des champs de texte libre, remplacés par une grille structurée.

Ce que montre l’onglet Autorisations

La grille des autorisations de l’employé comprend ces colonnes :

• Code
• Titre autorisation
• Date de début autorisation
• Date de fin autorisation

Opérations disponibles :

• Nouveau
• Supprimer
• Générer rapport

Création ou modification d’une autorisation

Lors de la création ou modification d’une autorisation, un formulaire s’ouvre avec ces champs :

• Type d’autorisation
• Titre autorisation
• Date de début
• Date de fin
• Modèle de rapport
• Description de l’autorisation
• Conditions et observations

De plus, un onglet supplémentaire existe :

• Rapports et pièces jointes

Dans cet onglet, il est possible de :

• Consulter le rapport généré.
• Stocker un fichier joint associé.

Remplissage automatique depuis le type d’autorisation

Lors de la sélection d’un type d’autorisation, le système remplit automatiquement :

• Titre autorisation
• Modèle de rapport
• Description
• Conditions et observations

Ces valeurs proviennent du maître des types d’autorisation.

Comment créer une autorisation pour un employé

1. Accédez à la fiche de l’employé.
2. Ouvrez l’onglet Autorisations.
3. Cliquez sur Nouveau.
4. Sélectionnez le type d’autorisation.
5. Vérifiez les champs remplis automatiquement.
6. Saisissez ou ajustez les dates de début et de fin.
7. Complétez ou corrigez, si nécessaire, le titre, la description, le modèle ou les conditions.
8. Enregistrez l’enregistrement.

Comment modifier une autorisation d’employé

1. Accédez à la fiche de l’employé.
2. Ouvrez Autorisations.
3. Ouvrez l’autorisation à modifier.
4. Effectuez les changements nécessaires.
5. Enregistrez.

Comment supprimer une autorisation d’employé

1. Accédez à l’onglet Autorisations de l’employé.
2. Sélectionnez l’enregistrement correspondant.
3. Cliquez sur Supprimer.
4. Confirmez l’opération.

Comment générer le rapport d’une autorisation

1. Accédez à l’autorisation de l’employé.
2. Cliquez sur Générer rapport.
3. Le système utilisera le modèle associé à l’autorisation.
4. Le document généré sera lié à l’autorisation et à l’employé.

Note

Il est possible de créer plusieurs autorisations du même type pour un même employé. Il n’y a pas de restriction sur les types répétés.

Attention

Si l’autorisation ne dispose pas de modèle associé, la génération du rapport affichera un message contrôlé et ne pourra pas être complétée.

Gestion globale des autorisations

Qu’est-ce que c’est

En plus de la gestion depuis la fiche de l’employé, Smart OSH intègre une vue centralisée pour consulter et maintenir toutes les autorisations de l’organisation.

Où la trouver

Chemin de menu :

Organisation | Autorisations des employés

Ce que montre la liste globale

L’écran global affiche les autorisations de tous les employés avec des colonnes principales telles que :

• Code
• Identification
• Employé
• Type d’autorisation
• Date de début autorisation
• Date de fin autorisation

Filtres disponibles

La grille permet de filtrer par :

• Domaine
• Actif
• Type d’employé
• Poste

Opérations disponibles

Depuis cet écran, il est possible de :

• Nouveau
• Supprimer
• Générer rapport

Son fonctionnement est équivalent à celui de l’onglet des autorisations de l’employé, avec la différence que l’autorisation est gérée depuis une vue transversale.

Détail de l’autorisation globale

L’écran de détail contient :

• Les mêmes champs que l’autorisation d’employé.
• Un champ obligatoire supplémentaire de relation avec l’employé.

Comment créer une autorisation depuis la liste globale

1. Accédez à Organisation | Autorisations des employés.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Sélectionnez l’employé.
4. Sélectionnez le type d’autorisation.
5. Vérifiez les champs remplis automatiquement.
6. Saisissez les dates et les autres données nécessaires.
7. Enregistrez l’enregistrement.

Comment localiser des autorisations spécifiques

1. Accédez à la liste globale.
2. Utilisez les filtres disponibles selon vos besoins.
3. Lancez la recherche.
4. Vérifiez les enregistrements résultants.
5. Accédez au détail ou générez des rapports si nécessaire.

Astuce

Utilisez l’écran global pour localiser rapidement quels employés disposent d’une autorisation donnée ou lesquels ont des autorisations dans une plage de validité spécifique.

Génération de rapports

Comment ça fonctionne

Chaque autorisation peut avoir un modèle de rapport associé. Lors de la génération du rapport, le système utilise automatiquement le modèle lié au type ou à l’autorisation spécifique, selon la configuration disponible.

Quelles données sont utilisées

Le rapport généré utilise les données de :

• L’autorisation
• L’employé
• Le modèle associé

Liaison documentaire

Que se passe-t-il lors de la génération d’un rapport

Lorsqu’un rapport est généré depuis une autorisation, le système :

• Le stocke dans l’autorisation elle-même.
• Le stocke également dans les rapports et pièces jointes de l’employé.

Ce que cette liaison apporte

• Traçabilité complète
• Accès depuis les deux contextes
• Conservation documentaire centralisée

Pièces jointes

En plus du rapport généré, l’autorisation permet de stocker des fichiers joints associés.

Charge massive via Excel

Ce que cela permet

Le maître Types d’autorisation est intégré aux processus de charge massive par Excel.

Cela permet de :

• Insérer de nouveaux types
• Mettre à jour des types existants
• Valider les champs obligatoires

Objectif de la charge massive

• Faciliter la paramétrisation initiale
• Réduire les tâches manuelles répétitives
• Maintenir le maître de manière plus efficace

Comment l’utiliser

1. Téléchargez le modèle de charge massive correspondant.
2. Ajoutez de nouveaux types ou modifiez les existants.
3. Vérifiez que les champs obligatoires sont renseignés.
4. Exécutez la charge dans Smart OSH.
5. Vérifiez le résultat et corrigez les éventuelles erreurs de validation.

Attention

Si le fichier Excel contient des codes dupliqués ou des champs obligatoires manquants, le système renverra des erreurs de validation et ne complétera pas la charge de ces enregistrements.

Règles fonctionnelles clés

Répétition des types

• Il est permis d’enregistrer plusieurs autorisations du même type pour un même employé.

Validité

• La validité de l’autorisation est délimitée par la date de début et la date de fin.

Intégrité du maître

• Il n’est pas possible d’enregistrer un type avec un code dupliqué.
• Il n’est pas possible de supprimer un type déjà utilisé.

Relation obligatoire avec l’employé

• Dans la gestion globale, il n’est pas possible d’enregistrer une autorisation sans l’associer à un employé.

Validation des dates

• Une date de fin antérieure à la date de début n’est pas autorisée.

Cas d’usage habituels

Émettre une autorisation standard à un employé

1. Le type d’autorisation est préalablement configuré dans le maître.
2. Accédez à la fiche de l’employé.
3. Créez une nouvelle autorisation en sélectionnant ce type.
4. Le système complète automatiquement les textes de base et le modèle.
5. Enregistrez les dates.
6. Générez le rapport.

Résultat : l’autorisation est enregistrée et documentée avec traçabilité.

Consulter quels employés ont une autorisation spécifique

1. Accédez à Organisation | Autorisations des employés.
2. Filtrez par le type d’autorisation que vous souhaitez consulter.
3. Vérifiez la liste résultante.

Résultat : vous obtenez une vue globale des employés et de la validité de leurs autorisations.

Maintenir un historique des renouvellements

1. Créez une autorisation initiale pour l’employé.
2. Lorsque nécessaire, créez une nouvelle autorisation du même type avec de nouvelles dates.
3. Conservez les deux dans le système.

Résultat : un historique des autorisations est maintenu sans écraser les enregistrements précédents.

Considérations sur les permissions, l’audit et la performance

La fonctionnalité inclut :

• Contrôle des permissions par rôle
• Audit de création, modification et suppression
• Validations homogènes entre popup et détail
• Compatibilité avec l’export standard des grilles

Note

Si dans votre environnement vous observez des différences sur un champ ou un filtre par rapport à cette documentation, la configuration et la version déployées dans cet environnement prévaudront.

Principaux bénéfices

Cette fonctionnalité apporte :

• Autonomie de configuration
• Standardisation documentaire
• Contrôle historique
• Gestion structurée
• Recherche transversale
• Évolutivité future
• Meilleure traçabilité et audit

Résumé

La gestion des autorisations des employés avec types configurables transforme l’administration des autorisations dans Smart OSH vers un modèle plus solide et maintenable.

Elle permet de :

• Configurer les types depuis un maître
• Gérer les autorisations depuis l’employé ou depuis une vue globale
• Générer et stocker des rapports
• Associer la documentation à chaque enregistrement
• Contrôler la validité et maintenir un historique

Il s’agit d’une amélioration clé pour les organisations qui ont besoin d’un contrôle formel, auditable et évolutif des autorisations associées à leurs employés.

Réf. SO-3423