Créer une réunion ou une discussion

L’enregistrement d’une réunion ou d’une discussion dans Smart OSH se compose de plusieurs étapes : l’enregistrement principal, les participants, l’ordre du jour et, éventuellement, les accords et la périodicité des réunions futures.

Étapes pour créer une réunion/discussion

1. Accédez à Leadership et participation des employés → Réunions et discussions et cliquez sur Nouveau.
2. Remplissez les données générales de la réunion.
3. Indiquez un domaine dans l’onglet Domaine.
4. Assignez les participants qui doivent assister.
5. Définissez l’ordre du jour qui sera traité.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

Les champs obligatoires sont : Catégorie, Titre, Date, Heure de début et Responsable. Les champs avec un astérisque sont également obligatoires. Le remplissage du domaine n’est pas obligatoire, mais recommandé.

Astuce

Il est recommandé que l’enregistrement d’une réunion/discussion (données générales, participants, ordres du jour, accords…) ne soit pas rempli par plus d’une personne simultanément, afin d’éviter les conflits de données.

Points importants à prendre en compte

• Le rapport Procès-verbal de réunion/discussion est généré automatiquement lors de l’envoi du courriel du procès-verbal aux participants.
• Lorsque tous les participants ont signé le procès-verbal, le programme envoie un nouveau courriel avec le document signé par tous comme accusé de réception.
• Tout ordre du jour clôturé ne sera pas inclus dans la prochaine réunion générée automatiquement.
• Tout accord clôturé ne sera pas inclus dans la prochaine réunion générée automatiquement.
• Pour informer les participants de la convocation, vous pouvez choisir : l’envoi manuel du courriel de convocation ou le courriel de rappel automatique (configurable).

Champs apparaissant dans chaque courriel

Type de courriel	Champs apparaissant
Convocation	Nom du participant dans la salutation, titre Réunion, code et titre de la réunion, date, heure, description, lieu, participants, ordre du jour, lien d’accès à Smart OSH.
Rappel de convocation	Nom du participant dans la salutation, titre Convocation à une réunion/discussion, code et titre de la réunion, date, lieu, heure.
Procès-verbal de réunion	Nom du participant dans la salutation, titre Procès-verbal de réunion, code et titre de la réunion, date, heure, lien vers le document pour accepter/signer, lien vers les documents joints.

Assigner des participants

Participants enregistrés dans Smart OSH

1. Accédez à la réunion et ouvrez l’onglet Participants.
2. Cliquez sur Assigner des participants.
3. Sélectionnez les employés que vous souhaitez convoquer et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

Vous pouvez assigner plusieurs employés comme participants en une seule action.

Participants non enregistrés (libres)

Si vous devez convoquer quelqu’un qui n’est pas enregistré dans Smart OSH :

1. Accédez à la réunion et ouvrez l’onglet Participants.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Remplissez les données du participant non enregistré et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer dans l’écran de détail de la réunion.

Enregistrer l’ordre du jour

1. Accédez à la réunion et ouvrez l’onglet Ordre du jour.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Remplissez les données du point à traiter et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Note

Le champ Ordre indique la position dans laquelle l’enregistrement apparaîtra. Par défaut, le programme le remplit selon l’ordre d’entrée.

Enregistrer des accords

Vous avez deux façons d’enregistrer un accord :

Depuis l’onglet « Ordre du jour »

1. Accédez à l’onglet Ordre du jour et ouvrez le point auquel vous souhaitez ajouter l’accord.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Remplissez le Titre et les Observations de l’accord.
4. Cliquez sur Accepter dans l’écran de l’accord, Accepter dans celui de l’ordre du jour et Enregistrer dans l’écran principal.

Depuis l’onglet « Accords »

1. Accédez à l’onglet Accords et cliquez sur Nouveau.
2. Sélectionnez l’Ordre du jour dont il dépend et remplissez le Titre et les Observations.
3. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Indiquer la périodicité

Si la réunion se répète à intervalles réguliers, vous pouvez paramétrer la périodicité :

1. Accédez à la réunion et remplissez les champs Périodicité pour la génération et Intervalle.
2. Cliquez sur Accepter.

Note

• Le programme calcule automatiquement la Date de la prochaine réunion/discussion à partir du champ Date.
• Pour que la prochaine réunion soit réellement créée, vous devez exécuter l’opération Créer la prochaine réunion/discussion depuis l’onglet de gestion.

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Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.