Tableau de bord des Coordinations
Le tableau de bord des Coordinations vous offre une vue globale de la coordination des activités des entreprises (CAE) de votre organisation : combien de coordinations actives vous avez avec des entreprises externes, quels documents leur sont exigés, dans quel état se trouve chaque document et quel est le niveau de conformité par entreprise et par type de document.
Vous ne verrez que les données des entreprises et des centres auxquels vous avez accès selon votre profil utilisateur. Deux personnes différentes peuvent voir des chiffres différents dans le même tableau de bord, et c’est ce qui est attendu.
Concepts clés
Section intitulée « Concepts clés »Avant de passer en revue chaque élément, il est utile de bien comprendre plusieurs concepts utilisés dans tout le tableau de bord.
Coordination. Une coordination est la relation de coordination des activités des entreprises entre votre entreprise et une entreprise externe (entrepreneur principal ou sous-traitant), généralement associée à un centre de travail. C’est l’unité comptabilisée par la carte indicatrice et la colonne Coordinations du tableau. Chaque coordination est comptée une seule fois, même si elle a plusieurs documents associés.
Document. Dans chaque coordination, une série de documents est exigée (le besoin de document). Chaque document est l’unité comptabilisée par les graphiques en anneau et les colonnes des besoins. Un même document est compté une seule fois. Chaque document a un type (par exemple, une assurance, un certificat, une évaluation des risques…) et un état.
États du document. Chaque document se trouve dans l’un de ces états :
| État | Signification |
|---|---|
| Demandé | Le document a été demandé et est en attente de réception. |
| En attente d’acceptation | Le document a été reçu et est en attente de révision ou d’acceptation. |
| Envoyé en attente de signature | Le document a été envoyé et est en attente de signature. |
| Accepté | Le document a été révisé et accepté. |
| Non applicable | Le document n’est pas nécessaire pour cette coordination (inclut les documents en attente de demande et les annulés). |
| État non défini | Le document est dans un état non prévu par le tableau de bord. |
Document OK, NO OK ou N/A. Pour mesurer la conformité, chaque document est classé de manière simplifiée :
- OK : uniquement les documents acceptés.
- NO OK : les documents demandés, en attente d’acceptation ou envoyés en attente de signature ; c’est-à-dire ceux qui nécessitent encore une gestion.
- N/A : les documents non applicables.
Origine du document (à qui il est demandé). Chaque document est demandé à une origine précise. Le tableau de bord les regroupe en : documents de l’entreprise (principale ou externe), documents des entreprises sous-traitantes, documents des employés et documents du centre.
% de conformité. Le pourcentage de conformité est calculé comme les documents acceptés divisés par le total des documents. Notez que le total inclut aussi les documents marqués comme Non applicable, ce qui peut faire baisser le pourcentage.
Seulement les éléments actifs. Le tableau de bord affiche uniquement les coordinations et documents actifs, ainsi que les éléments de structure (entreprise, centre, entreprise externe) actifs.
Permissions de domaine. Le tableau de bord inclut uniquement les coordinations des entreprises et centres auxquels vous avez accès. C’est pourquoi deux utilisateurs avec des permissions différentes peuvent voir des chiffres différents.
Filtres en chaîne. Tous les filtres s’appliquent simultanément à tous les graphiques, cartes et tableaux. Si vous sélectionnez un centre et un type de document, tout ce que vous voyez à l’écran est recalculé uniquement avec ces documents.
Sur la gauche, vous trouverez les filtres. La plupart permettent une sélection multiple et incluent un moteur de recherche.
| Filtre | Ce qu’il permet de restreindre |
|---|---|
| Domaine | La structure organisationnelle, sous forme d’arbre : entreprise → centre. Seuls les éléments actifs sont affichés. |
| Coordination | Les coordinations spécifiques par leur nom. |
| Entreprise externe | Les documents de certaines entreprises externes (entrepreneurs principaux ou sous-traitants). |
| Type de document | Les documents de certains types. |
| État du document | Les documents dans un état donné (demandé, en attente d’acceptation, accepté…). |
| Origine | Les documents selon à qui ils sont demandés (entreprise, employés, sous-traitants, centre). |
Carte indicatrice
Section intitulée « Carte indicatrice »Coordinations actives
Section intitulée « Coordinations actives »Affiche le nombre de coordinations actives pour la période et les filtres sélectionnés. C’est le décompte des coordinations distinctes, comptées une seule fois même si elles ont plusieurs documents associés.
Graphique en anneau
Section intitulée « Graphique en anneau »Documents par état
Section intitulée « Documents par état »Répartit les documents selon leur état (demandé, en attente d’acceptation, accepté, non applicable…). Chaque portion indique le nombre de documents et le pourcentage du total. Cela permet de voir d’un coup d’œil combien de documents restent à gérer et combien sont déjà acceptés.
État des documents (conformité)
Section intitulée « État des documents (conformité) »Ce bloc regroupe trois graphiques en anneau qui répartissent les documents selon leur niveau de conformité (OK, NO OK et N/A), mais chacun sur un ensemble différent de documents :
Documents totaux
Section intitulée « Documents totaux »Répartit tous les documents selon qu’ils soient OK, NO OK ou N/A. Donne une vue globale de la conformité documentaire.
Documents d’entreprise et de centre
Section intitulée « Documents d’entreprise et de centre »Répartit uniquement les documents demandés aux entreprises (principale, externe ou sous-traitantes) et aux centres. Permet de voir la conformité des documents de type entreprise.
Documents des employés
Section intitulée « Documents des employés »Répartit uniquement les documents demandés aux employés. Permet de voir la conformité des documents des travailleurs.
Tableau : Coordinations par entreprise
Section intitulée « Tableau : Coordinations par entreprise »Liste les entreprises avec leurs coordinations et leur niveau de conformité documentaire.
| Colonne | Ce qu’elle affiche | Comment elle est calculée |
|---|---|---|
| Entreprise | Le nom de l’entreprise. | — |
| Coordinations | Nombre de coordinations de l’entreprise. | Comptage des coordinations uniques. |
| Besoins totaux | Nombre total de documents exigés. | Comptage des documents uniques. |
| Besoins OK | Nombre de documents acceptés. | Comptage des documents en état Accepté. |
| % Besoins OK | Pourcentage de documents acceptés sur le total. | Documents acceptés divisés par le total des documents. Accompagné d’une barre de progression. |
Le tableau est interactif : vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes pour restreindre le reste du tableau de bord à ces entreprises.
Tableau : Conformité par type de document
Section intitulée « Tableau : Conformité par type de document »Liste les types de document avec leur pourcentage de conformité.
| Colonne | Ce qu’elle affiche | Comment elle est calculée |
|---|---|---|
| Type de document | Le nom du type de document. | — |
| % Besoins OK | Pourcentage de documents acceptés de ce type. | Documents acceptés de ce type divisés par le total de ce type. Accompagné d’une barre de progression. |
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Qu’est-ce qui compte comme document “OK” ?
Seuls les documents acceptés. Les documents demandés, en attente d’acceptation ou envoyés en attente de signature sont considérés comme NO OK car ils nécessitent encore une gestion, et ceux qui ne s’appliquent pas sont considérés comme N/A.
Pourquoi le % de conformité est-il plus bas que prévu ?
Le pourcentage est calculé sur le total des documents, y compris ceux marqués comme Non applicable. Si une entreprise a beaucoup de documents non applicables, le pourcentage de documents acceptés sur le total peut être plus bas que prévu.
Pourquoi le nombre de documents ne correspond-il pas à celui des coordinations ?
Parce que chaque coordination exige plusieurs documents. L’indicateur de coordinations compte les coordinations, tandis que les anneaux et les colonnes des besoins comptent les documents.
Quelle est la différence entre les trois anneaux de “État des documents” ?
Les trois montrent la même répartition (OK / NO OK / N/A), mais sur des ensembles différents : un avec tous les documents, un autre uniquement avec ceux d’entreprise et de centre, et un autre uniquement avec ceux des employés.
Pourquoi mes chiffres ne correspondent-ils pas à ceux d’un collègue ?
Le tableau de bord applique les permissions de domaine de chaque utilisateur : seules les coordinations des entreprises et centres auxquels vous avez accès sont incluses. Deux utilisateurs avec des permissions différentes verront des chiffres différents.