Comment enregistrer une convocation pour un examen médical

Pour créer une convocation de reconnaissance médicale, vous devez créer l’enregistrement, remplir les champs de base et configurer les onglets applicables (entreprises participantes, centres de santé, employés, restrictions horaires, options de configuration et modèles d’e-mails).

Étapes pour créer la convocation

Accédez à Vigilancia salud > Convocatorias reconocimiento médico et cliquez sur Nuevo.
Remplissez les enregistrements de la convocation et cliquez sur Guardar.
Depuis les onglets applicables, accédez et remplissez les informations nécessaires.

Champs de l’écran détail

Champ	Description
Nombre	Texte libre qui identifie la convocation.
Estado	Sélectionnable avec l’état de la convocation. Activa pour les convocations en cours que l’on souhaite voir dans la liste ; No Activa pour celles qui ne sont pas en cours (accessibles uniquement via le filtre «Estado inactivo»).
Fecha de inicio	Date de début de la convocation. Cette date conditionne la sélection des rendez-vous disponibles du centre de santé.
Fecha final del período de aceptación / renuncia	Date limite pour accepter ou refuser. Si l’employé n’accepte pas dans le délai, il pourra toujours refuser à tout moment.
Fecha final de la convocatoria	Date de fin de la convocation. Conditionne la sélection des rendez-vous disponibles du centre de santé.
Antelación mínima (en horas)	Temps minimum (en heures) qui doit s’écouler entre le moment de la convocation et le rendez-vous. Par exemple, si `48` est indiqué, un employé qui souhaite prendre rendez-vous le 24 ne pourra pas le faire pour le 25 (il devra attendre le 26 ou plus tard).
Asistencia obligatoria	Case à cocher indiquant que la présence est obligatoire. Si cochée, l’employé n’aura pas l’option «Rechazar» disponible dans l’e-mail d’acceptation / refus.
Convocatoria para un reconocimiento médico	Case à cocher qui active la gestion de la reconnaissance médicale.
Convocar para analítica por separado	Case à cocher qui active la gestion des analyses.
Color de las citas	Sélectionnable avec la couleur avec laquelle les rendez-vous apparaîtront dans l’agenda.

Onglets de l’écran détail

Onglets de gestion

Onglet	Description
Empresas	Permet d’indiquer les entreprises qui vont participer à la convocation. Enlazar les assigne ; Desvincular les supprime. Cette sélection conditionne les options disponibles dans l’onglet Employés.
Centros sanitarios	Permet d’indiquer les centres de santé qui seront pris en compte pour la disponibilité des rendez-vous. Nuevo ajoute un centre ; l’icône Eliminar le dissocie.
Empleados	Permet d’assigner des employés à la convocation et d’effectuer des actions d’acceptation / refus et de prise de rendez-vous. Permet de supprimer l’assignation, télécharger le document d’acceptation / refus et télécharger le document d’aptitude de l’employé.
Restricciones de horarios	Permet de limiter, dans l’horaire total du centre de santé, la plage horaire disponible pour cette convocation.
Opciones configuración	Permet de préciser la configuration de la convocation.

Onglets de textes

Ces onglets permettent de personnaliser le texte que l’employé verra à chaque étape du processus. Tous fonctionnent de la même manière :

Lors de la création de la convocation, le texte hérite de celui configuré dans Ajustes > Convocatorias de reconocimientos médicos.
Si vous modifiez le texte depuis l’onglet, le changement s’applique uniquement à cette convocation et à partir du moment du changement.

Onglet	Texte contrôlé
Instrucciones	Instructions reçues par les travailleurs lors de la prise de rendez-vous.
Texto Convocatoria	Texte de la convocation à la reconnaissance.
Texto Aceptación	Texte lors de l’acceptation de la convocation.
Texto Aceptación (sup)	Texte lors de l’acceptation quand la prise de rendez-vous est faite par le superviseur.
Texto Renuncia	Texte lors du refus de la convocation.
Texto cita analítica	Texte lors de la réservation d’une date pour une analyse.
Texto Cita	Texte lors de la réservation d’une date pour une reconnaissance médicale.

Onglets de modèles d’e-mails

Comme les onglets de textes : ils héritent du contenu configuré dans Configuración > Plantillas de correo lors de la création de la convocation, et les changements s’appliquent uniquement à cette convocation à partir du moment du changement.

Onglet	Modèle source
Correo Convocatoria	E-mail Convocation reconnaissance médicale.
Correo Convocatoria (supervisor)	E-mail Convocation reconnaissance médicale (superviseur).
Correo Registro Analítica	E-mail Enregistrement Analyse.
Correo Registro Analítica (supervisor)	E-mail Enregistrement Analyse (superviseur).
Correo Registro	E-mail Enregistrement reconnaissance médicale.
Correo Registro (supervisor)	E-mail Enregistrement reconnaissance médicale (superviseur).
Correo Recordatorio Analítica	E-mail Rappel analyse.
Correo Recordatorio Analítica (supervisor)	E-mail Rappel analyse (superviseur).
Correo Recordatorio	E-mail Rappel reconnaissance médicale.
Correo Recordatorio (supervisor)	E-mail Rappel reconnaissance médicale (superviseur).
Correo de no asistencia	Rappel absence à la reconnaissance médicale / analyse.
Correo de no asistencia (Supervisor)	Rappel absence à la reconnaissance médicale / analyse (superviseur).

Source : DM-SO-22-038 «Cómo dar de alta convocatorias de reconocimiento médico», version 1, 09/08/2022.