Flux d'autorisations de changement

Cette page décrit, dans l’ordre, le cycle complet suivi par un changement une fois créé : comment les autorisations sont demandées, ce que font les responsables et comment gérer les incidents (annotations et rejets).

1. Demander l’autorisation pour la planification

Lorsque le changement dispose de toutes les informations, l’autorisation de planification est demandée.

Comment initier la demande

Accédez au module Gestion du changement → Changements → entrez dans le changement.
Modifiez le champ État de Brouillon à Créé.

Comment forcer l’envoi différé

Par défaut, les courriels sont envoyés le lendemain. Pour les envoyer immédiatement :

Depuis le changement, accédez à l’onglet Envois.
Sélectionnez l’enregistrement à envoyer.
Cliquez sur Opérations → Forcer l’envoi différé maintenant.

Le programme envoie immédiatement le courriel aux responsables.

Ce que reçoit le responsable

Le responsable reçoit un courriel de Notifications SmartOSH avec un lien Voir le document.

Comment consulter le document

Accédez à la boîte de réception et ouvrez le courriel Notifications SmartOSH.
Cliquez sur Voir le document.
Une page s’affiche pour consulter et télécharger le document, et exécuter l’action correspondante.

Options du responsable

Le responsable d’autoriser la planification dispose de trois options :

Autoriser et signer : ouvre l’écran de signature. Après signature, le changement passe à l’état Planification et l’envoi (différé) de la demande de documentation est généré automatiquement.
Ajouter des annotations : ouvre un écran pour écrire les annotations. Le changement revient à Brouillon et le responsable du changement reçoit une notification pour les gérer.
Rejeter : ouvre un écran pour indiquer le motif. Le changement passe à Rejeté et le programme envoie un email informatif au responsable du changement, aux responsables d’autorisation et aux employés de la liste de distribution.

2. Gérer les annotations

Si un responsable d’autoriser la planification ajoute des annotations, vous devez les résoudre pour continuer le processus :

Accédez au module Gestion du changement → Changements → entrez dans le changement.
Dans l’onglet Annotations, sélectionnez l’annotation correspondante. Cochez la case Appliquées si nécessaire, remplissez le champ Commentaires application et cliquez sur Accepter.
Modifiez les informations du changement selon les annotations, si vous le jugez opportun.
Changez l’état du changement de Brouillon à Créé pour que l’envoi de demande d’autorisation pour la planification soit généré automatiquement à nouveau.

3. Gérer les rejets

Si un responsable rejette le changement à n’importe quelle étape :

Changez l’état du changement de Rejeté à Brouillon et modifiez les informations selon le motif du rejet, si vous le jugez opportun.
Changez l’état de Brouillon à Créé pour relancer le cycle et générer automatiquement l’envoi de demande d’autorisation correspondant.

4. Demander la documentation

Lorsque tous les responsables d’autoriser la planification ont signé, un envoi (différé) de demande de documentation est généré automatiquement aux responsables qui doivent la fournir.

Comment forcer l’envoi différé

Depuis le changement → onglet Envois → sélectionnez l’enregistrement → Opérations → Forcer l’envoi différé maintenant. Le programme envoie le courriel aux responsables de la documentation.

Ce que reçoit le responsable de documentation

Un courriel de Notifications SmartOSH avec le lien pour joindre le document.

Comment joindre la documentation

Accédez au courriel Notifications SmartOSH.
Cliquez sur Joindre un document.
Sur la page qui s’ouvre, utilisez Choisir les fichiers à joindre et cliquez sur Accepter.

5. Demander l’autorisation pour l’exécution

L’envoi de la demande d’autorisation pour l’exécution est généré automatiquement lorsque tous les responsables ont joint leur documentation. L’application crée dans Envois autant d’enregistrements qu’il y a de responsables d’autoriser l’exécution.

Comment forcer l’envoi différé

Depuis le changement → onglet Envois → sélectionnez l’enregistrement → Opérations → Forcer l’envoi différé maintenant.

Ce que reçoit le responsable

Un courriel de Notifications SmartOSH avec le lien Voir le document.

Comment consulter le document

Accédez au courriel Notifications SmartOSH.
Cliquez sur Voir le document.
La page s’affiche pour autoriser le document, le télécharger si nécessaire et exécuter l’action correspondante.

Options du responsable

Autoriser et signer : ouvre l’écran de signature. Après signature, le changement passe à l’état Exécution et l’envoi (différé) des vérifications est généré automatiquement.
Rejeter : ouvre un écran pour indiquer le motif. Le changement passe à Rejeté et le programme envoie un email informatif à tous les impliqués (responsable du changement + responsables d’autoriser + liste de distribution).

Autoriser le changement depuis Smart OSH

En tant que responsable, vous pouvez aussi autoriser l’exécution directement depuis l’application, sans passer par le courriel :

Accédez au module Gestion du changement → Changements → entrez dans le changement → onglet Autorisations.
Sélectionnez l’employé correspondant, cliquez sur Opérations → Autoriser le changement.
Cliquez sur Autoriser et signer ou Rejeter.

6. Demander les vérifications

L’envoi de la demande de vérifications est généré automatiquement lorsque tous les responsables ont autorisé l’exécution. L’application crée dans Envois autant d’enregistrements qu’il y a de responsables de vérifications dans l’onglet Autorisations.

Comment forcer l’envoi différé

Depuis le changement → onglet Envois → sélectionnez l’enregistrement → Opérations → Forcer l’envoi différé maintenant.

Ce que reçoit le responsable

Un courriel de Notifications SmartOSH avec le lien Gérer les vérifications.

Comment consulter les vérifications

Accédez au courriel Notifications SmartOSH.
Cliquez sur Gérer les vérifications.
Une page s’affiche pour accepter les vérifications pertinentes.

Actions disponibles

Choisir un fichier à joindre : pour fournir un document de support.
Case Réalisée : marque la vérification comme effectuée.
Accepter : confirme la gestion de la vérification.
Annuler : quitte sans effectuer d’action.

Gérer les vérifications depuis Smart OSH

En tant que responsable, vous pouvez aussi gérer les vérifications directement dans l’application :

Accédez au module Gestion du changement → Changements → entrez dans le changement → onglet Vérifications.
Sélectionnez la vérification, cliquez sur Opérations → Gérer les vérifications.
Effectuez les mêmes actions que depuis le courriel.

7. Demander l’autorisation pour la mise en service

L’envoi de la demande de mise en service est généré automatiquement lorsque tous les responsables ont accepté les vérifications. L’application crée dans Envois autant d’enregistrements qu’il y a de responsables d’autorisation de mise en service.

Comment forcer l’envoi différé

Depuis le changement → onglet Envois → sélectionnez l’enregistrement → Opérations → Forcer l’envoi différé maintenant.

Ce que reçoit le responsable

Un courriel de Notifications SmartOSH avec le lien Voir le document.

Comment consulter le document

Accédez au courriel Notifications SmartOSH.
Cliquez sur Voir le document.
La page s’affiche pour Autoriser et signer ou Rejeter la mise en service.

Options du responsable

Autoriser et signer : le responsable autorise la mise en service et signe.
Rejeter : le changement passe à l’état Rejeté et le programme envoie un email informatif à tous les impliqués (responsable du changement + responsables d’autoriser + liste de distribution).

Source : M-SO-20-16-01 « Manuel d’utilisation Gestion du changement », version v.1, 18/05/2020.