Créer une sous-traitance

Si votre activité chez le client n’est pas réalisée avec des ressources propres et que vous la sous-traitez ou travaillez avec une entreprise qui vous accompagne, vous pouvez créer une sous-traitance dépendante de votre coordination. Cela vous permet de déléguer une partie de la gestion documentaire et des ressources à la sous-traitance elle-même, tout en maintenant la traçabilité sous votre coordination.

Accéder à l’assistant de sous-traitance

Pour démarrer le processus, cliquez sur Créer sous-traitance dans l’en-tête de votre coordination ou sous-traitance.

L’assistant s’ouvre sous forme d’un flux guidé en plusieurs étapes, similaire à l’assistant de coordination.

Étape 1 · Données générales

Remplissez les données générales de la sous-traitance. Assurez-vous de compléter, au minimum, les champs obligatoires.

Indiquer l’entreprise externe

Lorsque vous devez indiquer l’entreprise externe de la sous-traitance :

Cliquez sur Créer entreprise externe.
Saisissez le NIF, CIF ou identification équivalente dans le champ Identification.
Si l’entreprise existe déjà dans le système, ses données seront chargées automatiquement.
Si l’entreprise n’existe pas, vous devrez renseigner manuellement tous les champs comme nouvelle entreprise.

Étape 2 · Responsable externe

Indiquez qui sera le responsable externe de la sous-traitance.

S’il y a plusieurs responsables, vous pouvez ajouter des responsables supplémentaires.

Responsable générique d’entreprise externe

Si vous souhaitez enregistrer un responsable générique associé à l’entreprise (sans le personnaliser sur des employés spécifiques), il est recommandé de le configurer ainsi :

Identification : CIF ou NIF de l’entreprise externe.
Email : courriel du gestionnaire CAE de cette entreprise externe.
Nom : nom de l’entreprise externe.
Prénom 1 : un tiret moyen -.
Téléphone : de préférence le téléphone du gestionnaire CAE.
Prédéfinir comme responsable CAE : cochez toujours cette case.

Étapes 3 à 6 · Ressources et configuration

Les étapes 3 à 6 de l’assistant couvrent les ressources de la sous-traitance. La manière de les utiliser dépend de qui gère la documentation :

Si vous gérez vous-même la documentation de la sous-traitance, complétez chaque étape comme vous le feriez dans une coordination normale.
Si la sous-traitance elle-même s’occupe de sa gestion, vous pouvez passer la plupart des étapes et ne laisser que l’essentiel pour qu’ils assignent les ressources.

Étape 3 · Employés

Si vous ne gérez pas la documentation, ignorez cette étape et laissez la sous-traitance créer et assigner ses propres employés.

Si on vous le demande, vous pouvez leur fournir ces tutoriels :

Étape 4 · Véhicules et machines

Si vous ne gérez pas la documentation, ignorez cette étape et laissez la sous-traitance gérer ses propres véhicules et machines.

Tutoriels que vous pouvez leur fournir :

Étape 5 · Postes de travail CAE

Même si vous ne gérez pas la documentation, il est recommandé de laisser créés les postes de travail CAE applicables, s’il y en a. Ainsi, la sous-traitance n’aura qu’à les assigner à chaque employé.

Consultez comment faire dans Ajouter des postes de travail CAE à la coordination.

Étape 6 · Travaux spéciaux et risques

De la même manière, il est recommandé de laisser créés les travaux spéciaux et risques applicables. La sous-traitance n’aura qu’à les lier à chaque employé.

Consultez comment faire dans Ajouter des travaux spéciaux / risques à la coordination.

Finaliser la sous-traitance

Lorsque vous avez terminé d’inclure et de configurer les ressources, cliquez sur Finaliser.

Le système vérifiera que vous avez passé toutes les étapes obligatoires. Selon le résultat, la sous-traitance sera dans l’un de ces deux états :

✅ En cours : tout est correct. La sous-traitance est active.
⚠️ Données manquantes : des éléments obligatoires manquent (par exemple, des employés non assignés à un poste de travail CAE). Vérifiez les étapes et complétez ce qui manque.

Source : Documentation interne de Smartosh « Création d’une sous-traitance », disponible sur Scribe.