Glossaire

Ce glossaire décrit les champs et onglets des deux écrans principaux du module : Participation et Réunion/entretien.

Écran « Participation »

Champs

Catégorie : type de participation (normalement Communiqué de risque, Non-conformité, Opportunité, Proposition, Suggestion). D’autres types peuvent être ajoutés.
Titre : identifie la participation.
Date : jour de l’enregistrement. Dans Smart OSH, ce champ est obligatoire et rempli manuellement. Sur la page anonyme, l’App et le Visor app, il n’est pas affiché : il est automatiquement renseigné avec la date d’envoi.
Description : texte libre décrivant la participation.
Description de l’emplacement : texte libre concernant l’emplacement auquel se réfère la participation.
Observations et améliorations proposées : texte libre avec toute annotation ou amélioration proposée.
État : phase dans laquelle se trouve la participation. Lors de sa création, le programme indique En attente de révision ; les autres états sont attribués manuellement.
Date d’approbation : remplie manuellement lors de l’approbation de la participation.
Date de clôture : remplie manuellement lors de la clôture de la participation.
Responsable : personne chargée de gérer la participation. Permet uniquement de sélectionner des personnes liées dans l’onglet Responsables.

Onglets

Données du notificateur : rempli automatiquement lors de la création de la participation.
Responsables : permet de lier des responsables à la participation. Il n’est pas recommandé de les assigner manuellement : s’ils sont définis dans Organisation, le programme les assigne automatiquement.
Pièces jointes : affiche tout document ajouté à la participation, que ce soit par le notificateur ou par le responsable.
SmartStatus : affiche les alertes générées automatiquement par l’application pour cette participation.

Actions

Rapport : génère un rapport qui s’affiche uniquement à l’écran au moment donné. Il n’est enregistré dans aucune section du programme.

Écran « Réunion/entretien »

Champs

Titre : identifie la réunion ou l’entretien.
Catégorie : catégorise la réunion/entretien. Si la catégorie est marquée comme Est un entretien, le champ Type est masqué ; sinon, il est affiché.
Type : indique si la réunion est Ordinaire ou Extraordinaire. N’apparaît que pour les catégories non configurées comme Est un entretien.
État : phase dans laquelle se trouve la réunion/entretien. Lors de sa création, le programme indique Non commencé ; les autres états sont attribués manuellement.
Responsable : personne chargée de gérer la tenue.
Date : jour de la tenue. Apparaît dans le procès-verbal et dans les courriels.
Heure de début / Heure de fin : heure de début et de fin de la réunion. Apparaissent dans le procès-verbal et dans les courriels.
Lieu : texte libre avec le lieu de la tenue. Apparaît dans le procès-verbal et dans les courriels.
Description : texte libre pertinent pour la réunion. Apparaît dans le procès-verbal et dans les courriels.
Observations : texte libre additionnel. N’apparaît pas dans le procès-verbal ni dans les courriels.
Périodicité pour la génération : valeur numérique indiquant la fréquence à laquelle la prochaine réunion/entretien doit être générée.
Intervalle : unité temporelle de la périodicité (jours, semaines, mois, etc.).
Date prochaine réunion/entretien : calculée automatiquement lorsque les champs Date, Périodicité pour la génération et Intervalle sont remplis.
Anticipation du rappel (en heures) : dans l’onglet Options de configuration, indique combien d’heures à l’avance envoyer le courriel de rappel.

Onglets

Domaine : domaine auquel appartient la réunion/entretien. Ce n’est pas obligatoire, mais recommandé.
Participants : personnes convoquées à la réunion et, le cas échéant, celles qui n’ont pas assisté.
Ordre du jour : enregistrement et gestion des points à traiter.
Accords : enregistrement et gestion des accords conclus, associés à chaque point de l’ordre du jour.
Actions : permet de lier d’autres enregistrements (tâches, facteurs de risque, non-conformités, opportunités, participations, enquêtes d’accident et autres avis).
Pièces jointes : documents ajoutés à la réunion/entretien. Inclut également le document de procès-verbal généré.
Rapports : rapports générés ou liés correspondant au domaine.
Options de configuration : contient le champ Anticipation du rappel (en heures).
SmartStatus : alertes générées automatiquement pour cette réunion/entretien.

Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.