Appels, procès-verbaux et rappels

Smart OSH permet de gérer tous les communiqués associés à une réunion ou une discussion : la convocation, les rappels automatiques et l’envoi du compte rendu.

Envoyer la convocation de réunion/discussion

1. Accédez à Leadership et participation des employés → Réunions et discussions.
2. Sélectionnez la réunion et cliquez sur Opérations → Envoyer la convocation de réunion/discussion maintenant.

Astuce

Cette opération est également disponible depuis l’intérieur de la réunion/discussion elle-même.

Note

• Si un participant n’a pas d’email, le programme vous en informe.
• Les participants non intégrés dans l’entreprise (enregistrés librement) reçoivent également le courriel.
• Le courriel est envoyé immédiatement lors de l’exécution de l’opération.
• Même si les champs Description, Lieu ou Ordre du jour ne sont pas remplis, ces champs apparaissent dans le contenu du courriel (vides s’il n’y a pas de données).
• Les pièces jointes ajoutées à la réunion ne sont pas envoyées dans ce courriel de convocation.
• Les participants enregistrés librement reçoivent le même courriel que les autres, mais sans la section d’accès à Smart OSH.

Messages du programme lors de l’envoi de la convocation

Lors de l’exécution de l’opération, le programme peut vous afficher :

• Modifications enregistrées avec succès : les modifications en attente ont été enregistrées automatiquement.
• Convocation envoyée : la convocation a été envoyée correctement aux participants.
• Convocation non envoyée : un ou plusieurs participants n’ont pas d’email renseigné et n’ont pas reçu la convocation.

Envoyer les emails du compte rendu de réunion/discussion

1. Accédez à Leadership et participation des employés → Réunions et discussions.
2. Sélectionnez la réunion et cliquez sur Opérations → Envoyer tous les emails du compte rendu de réunion/discussion maintenant.

Astuce

Cette opération est également disponible depuis l’intérieur de la réunion/discussion elle-même.

Note

• Si un participant n’a pas d’email, le programme vous en informe.
• Les participants non intégrés dans l’entreprise reçoivent également le courriel.
• Le courriel est envoyé immédiatement lors de l’exécution de l’opération.
• Seuls les participants ayant assisté à la réunion le reçoivent.
• Les pièces jointes ajoutées à la réunion sont incluses dans ce courriel.
• Les participants enregistrés librement reçoivent le courriel sans la section « Documents à signer » : à la place, ils reçoivent un lien vers le compte rendu dans la section Documents joints.

Messages du programme lors de l’envoi du compte rendu

• Modifications enregistrées avec succès : les modifications en attente ont été enregistrées automatiquement.
• Compte rendu envoyé : les emails du compte rendu ont été envoyés correctement aux participants.
• Compte rendu non envoyé : un ou plusieurs participants n’ont pas d’email renseigné et n’ont pas reçu le compte rendu.

Configurer le courriel de rappel automatique

Le courriel de rappel est envoyé automatiquement sans qu’il soit nécessaire d’exécuter une opération, à condition que l’avance ait été configurée.

1. Accédez à Leadership et participation des employés → Réunions et discussions.
2. Entrez dans la réunion et ouvrez l’onglet Options de configuration.
3. Indiquez le nombre d’heures dans Avance du rappel (en heures).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Note

Exemple : si la réunion est à 09h00 et que vous configurez une avance de 24 heures, le programme enverra un rappel 24 h avant (09h00 la veille) et un autre 12 h avant (21h00). Si la réunion a lieu un lundi, le rappel sera envoyé le dimanche.

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Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.