Introduction au module

Le module Leadership et participation des employés permet d’enregistrer et de gérer de manière agile les apports des employés, les réunions et discussions de l’organisation ainsi que d’autres avis programmés, en conformité avec la clause 5 de la Norme Internationale ISO 45001.

Objectifs

Avec ce module, vous pouvez :

• Permettre aux employés de faire différents apports (communication de risque, non-conformité, opportunité, proposition, suggestion).
• Répondre à l’employé concernant l’apport réalisé.
• Gérer les propositions et actions dérivées.
• Disposer de notifications automatiques par email aux responsables de chaque participation.
• Organiser des réunions ou discussions avec leurs convocations, participants, ordre du jour, accords et procès-verbaux.
• Établir un ensemble de thèmes à traiter comme renforcement du leadership.

Contenu du module

Le menu principal Leadership et participation des employés se compose de quatre sections :

• Participations : création, gestion et consultation des apports des employés.
• Réunions et discussions : création, gestion et consultation des réunions et discussions.
• Autres avis : consultation des avis générés qui s’appliquent à l’utilisateur.
• Configuration : création du contenu de certains champs des écrans précédents (catégories, états, définitions, etc.).

Types de rapport du module

Le module dispose de deux rapports propres :

• Rapport de participation de l’employé : rapport avec les informations de base d’une participation.
• Procès-verbal de réunion/discussion : rapport que le programme génère automatiquement lors de l’envoi des emails du procès-verbal aux participants.

Attention

Si le procès-verbal a déjà été envoyé aux participants et que le rapport Procès-verbal de réunion/discussion est régénéré manuellement, le rapport précédent disparaît et sa pièce jointe (avec les signatures qu’il contenait) est archivée. Seul le nouveau rapport reste valide, avec des demandes de signature à tous les participants.

Pour cette raison, il n’est pas recommandé de générer manuellement le procès-verbal de réunion/discussion : laissez le programme le générer lors de l’envoi des emails.

Générer le « Rapport de participation de l’employé »

Vous pouvez le générer depuis deux endroits :

• Écran liste : sélectionnez l’enregistrement et cliquez sur Générer rapport.
• Écran détail : cliquez sur Générer rapport.

Lors de la génération, vous verrez les options suivantes :

• Modèle de rapport : sélectionnez Rapport de participation de l’employé.
• Me notifier par email lorsque le rapport est généré.
• Signer le rapport numériquement.
• Envoyer le rapport par email.
• Domaines de distribution : en ajoutant un domaine (ou équipe, activité, poste, employé), le programme enverra le rapport en différé à la personne concernée. S’il y a des signatures configurées, l’envoi se fera une fois signé.
• Signatures : les personnes indiquées recevront le rapport pour le signer.

Générer le rapport « Fiche de participation »

Le rapport affiche les données de base de la participation uniquement à l’écran : il n’est pas enregistré dans l’application. Vous pouvez le générer depuis :

• Écran liste : sélectionnez l’enregistrement et cliquez sur Afficher dans le rapport.
• Écran détail : cliquez sur Rapport.

Sur la génération automatique du « Procès-verbal de réunion/discussion »

Le processus est le suivant :

1. En exécutant l’opération Envoyer tous les emails du procès-verbal réunion/discussion maintenant, le programme envoie un email à chaque participant avec le document du procès-verbal et l’option de le signer.
2. Lorsque tous les participants ont signé, le programme envoie (dans l’email de notifications quotidiennes) un nouvel email pour signer l’accusé de réception : chaque participant reçoit à nouveau le document déjà signé par tous et doit le signer à nouveau comme accusé.

Astuce

Si vous avez seulement besoin de voir le procès-verbal en mode brouillon avant de l’envoyer, il suffit de sélectionner le modèle de rapport et de cliquer sur Accepter sans cocher aucune option supplémentaire.

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Source : M-SO-20-12-01 « Manuel d’utilisation – Leadership et participation des employés », version 1, 08/09/2020.