Comment enregistrer des distributions de tableaux de bord

Une distribution définit l’envoi automatique d’un tableau de bord à un ou plusieurs employés avec une périodicité déterminée. Pour la créer, vous devez suivre trois étapes : créer l’enregistrement de distribution, remplir les champs et assigner les employés destinataires.

Étapes pour créer une distribution

1. Accédez à Tableaux de bord > Distributions et cliquez sur Nouveau.
2. Remplissez les champs de la distribution et cliquez sur Enregistrer. Au minimum, vous devez remplir Tableau de bord à générer pour pouvoir enregistrer l’enregistrement.
3. Depuis la section Employés, ajoutez les employés qui recevront la distribution.

Astuce

Vous pouvez également accéder à la création depuis Tableaux de bord > Distributions > [une distribution existante] > Nouveau.

Champs de l’écran détail

Champ	Description
Tableau de bord à générer	Sélectionnable. Tableau de bord qui sera distribué. C’est obligatoire pour enregistrer.
Type de document	Format de la distribution. Par défaut PDF ; également disponible Image.
État	Indique l’état de la distribution. Rempli automatiquement : Non généré (préparé, non démarré), Le rapport est en cours de génération (processus en cours) ou Généré (processus terminé).
Date de génération	Date de début de génération de la distribution. Par défaut, la date du jour.
Périodicité	Champ numérique indiquant la périodicité de la distribution. Doit être accompagné du champ Intervalle.
Intervalle	Sélectionnable indiquant l’intervalle de la périodicité : Jours, Mois ou Années. Doit être accompagné du champ Périodicité.
Depuis la date	Date de début pour limiter les données affichées dans le tableau de bord lors de la distribution.
Jusqu’à la date	Date de fin pour limiter les données affichées dans le tableau de bord lors de la distribution.
Dernière depuis la date	Date de début de la dernière distribution réalisée.
Dernière jusqu’à la date	Date de fin de la dernière distribution réalisée.
Date prochaine génération	Date à laquelle la prochaine distribution sera générée.

Comment assigner des employés à la distribution

Une fois la distribution définie, vous devez assigner les employés qui la recevront. Il y a deux façons :

Assigner un seul employé (Nouveau)

1. Accédez à la distribution à laquelle vous souhaitez ajouter un employé.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Recherchez et sélectionnez l’employé dans le champ Employé.
4. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Attention

Cette option permet d’assigner un seul employé par opération.

Assigner plusieurs employés en même temps

1. Accédez à la distribution à laquelle vous souhaitez ajouter des employés.
2. Cliquez sur Assigner des employés à la distribution.
3. Recherchez et sélectionnez les employés.
4. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Important : activer l’envoi

Attention

Après avoir configuré la distribution et assigné les employés, il est indispensable d’exécuter l’opération « Distribuer Dashboard » pour que les envois démarrent. Sans cette action, aucun envoi du tableau de bord ne sera lancé.

Note

La visualisation du contenu de chaque tableau de bord dépend des rôles spécifiques du module auquel il fait référence. Même si un employé reçoit la distribution, s’il ne possède pas les rôles du module, il ne verra pas le contenu.

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Source : DM-SO-23-005 « Comment créer des distributions de tableaux de bord », version 1, 08/05/2023.