Comment créer un appel à formation de base
La convocation de formation de base permet d’enregistrer une formation rapidement, en indiquant l’entreprise formatrice externe, en gérant la présence et en obtenant le certificat de formation. Si vous devez indiquer un responsable de la formation ou gérer l’envoi des courriels de convocation, utilisez la convocation avancée.
Étapes pour créer la convocation
Section intitulée « Étapes pour créer la convocation »- Accédez à Formation et information > Convocations de formation et cliquez sur Nouvelle de base.
- Remplissez les champs de la convocation.
- Depuis l’onglet Participants, cliquez sur Lier, sélectionnez le personnel qui doit suivre la formation et cliquez sur Accepter.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Depuis l’onglet Rapports et pièces jointes > Rapports, obtenez la liste des participants et les certificats de formation.
Champs de l’écran détail
Section intitulée « Champs de l’écran détail »| Champ | Description |
|---|---|
| Code | Texte libre pour identifier la convocation avec un code spécifique. |
| Titre | Texte libre avec le titre de la convocation. |
| Date | Date à laquelle la convocation a lieu. |
| Lieu | Texte libre avec le lieu de la convocation. |
| Bonifiée | Case à cocher indiquant que la convocation a été gérée avec bonification. En la cochant, les onglets Données de bonification et Groupes de bonification apparaissent. |
| Entreprise formatrice externe | Sélecteur indiquant l’entreprise externe qui a dispensé la formation. |
| Formateur | Sélecteur indiquant le formateur. Bien que ce ne soit pas obligatoire, il est recommandé de le remplir car il apparaît dans les rapports Liste des participants par convocation, Liste des participants par session et Certificat de réalisation d’action de formation. |
| Poste du formateur | Texte libre avec le poste du formateur. Il est recommandé de le remplir car il apparaît dans les mêmes rapports que le champ Formateur. |
| État | Phase dans laquelle se trouve la convocation. Voir comportement du champ État. |
| Date de clôture | Date manuelle à laquelle la convocation a été clôturée. |
| Modèle de questionnaire d’évaluation | Modèle du questionnaire de satisfaction que les employés rempliront. Il est créé comme modèle de questionnaire dans le module Questionnaires. |
| Étiquettes | Étiquettes pour regrouper les convocations selon des critères sans champ propre. |
| Observations | Texte libre avec des observations pertinentes. |
Comportement du champ « État »
Section intitulée « Comportement du champ « État » »L’état de la convocation évolue automatiquement dans la plupart des cas :
- En attente de planification : état initial lors de la création de la convocation.
- En cours : s’applique automatiquement lors du remplissage des champs obligatoires et de l’enregistrement.
- Terminée / gérée : modifié manuellement.
Raisons pour lesquelles les besoins de formation n’apparaissent pas
Section intitulée « Raisons pour lesquelles les besoins de formation n’apparaissent pas »Si, en allant lier des participants, les besoins de formation que vous attendiez n’apparaissent pas, cela peut être dû à :
- Le besoin de formation n’a pas été créé (le cours n’a pas été lié au domaine ou à l’entité).
- Le besoin n’a pas encore été généré : si vous avez lié le cours au domaine ou à l’entité aujourd’hui, les besoins ne sont créés que le lendemain, sauf si vous les recalculer avec l’opération correspondante.
- Le besoin précédent est dans l’état « En cours », « Non évalué », « Suspendu » ou « Non assisté » et est lié à une convocation qui N’EST PAS dans l’état « Terminée / Gérée », donc la nouvelle nécessité n’a pas été créée.
- Le besoin précédent est dans l’état « Complété » et sa date d’échéance n’est pas encore dépassée.
Actions liées
Section intitulée « Actions liées »- Si vous devez corriger une présence marquée par erreur, consultez Comment retirer la présence d’un employé à une convocation.
Source : DM-SO-23-001 « Comment créer des convocations de formation de type basique », version 1, 24/01/2023.