Comment générer et signer un rapport

SmartOSH permet de générer et de signer des rapports depuis plusieurs modules en suivant un flux commun : générer le rapport depuis la liste ou le détail, configurer les signataires et la distribution, et signer depuis l’email reçu par les destinataires.

Cette page couvre le flux pour les Questionnaires et les Accidents, qui est pratiquement identique, et indique quoi faire pour la Formation et information.

Flux commun pour générer un rapport

Le processus de génération est le même dans tous les modules. Ce qui varie est où il est lancé et quels modèles de rapport sont disponibles.

Étapes

1. Accédez au module correspondant et sélectionnez l’enregistrement pour lequel vous souhaitez générer le rapport.
2. Cliquez sur Générer un rapport.
3. Sélectionnez le modèle de rapport que vous souhaitez générer.
4. Vérifiez les champs du formulaire et ajustez-les si nécessaire.
5. Cliquez sur Accepter.

Astuce

L’action Générer un rapport peut être exécutée depuis la vue liste du module (en sélectionnant l’enregistrement) ou depuis l’enregistrement lui-même.

Note

La première fois que vous générez un rapport, les champs sont remplis avec les paramètres définis dans Configuration > Modèles de rapport. À partir de la deuxième fois que vous générez le même rapport sur le même enregistrement, le programme récupère les conditions de la génération précédente.

Champs du formulaire de génération

Champ	Description
Me notifier par email lorsque le rapport est généré	En le cochant, le programme vous notifie par email lorsque le rapport est généré.
Signer le rapport numériquement	Doit être toujours coché pour que le rapport soit envoyé aux personnes qui signent.
Envoyer le rapport par email	Doit être toujours coché pour que le rapport soit envoyé aux personnes qui signent.
Signatures	Personnes qui doivent signer le rapport. Rempli automatiquement si le modèle sélectionné contient cette information ; sinon, vous devez les ajouter manuellement.
Domaines de distribution	Personnes qui doivent recevoir l’accusé de réception une fois le rapport signé par tous les signataires. Rempli automatiquement si le modèle le prévoit.

Attention

Les cases Signer le rapport numériquement et Envoyer le rapport par email doivent être toujours cochées. Si elles sont décochées, le rapport n’est pas envoyé aux personnes concernées.

Comment ajouter des personnes dans la section « Signatures »

Si la section Signatures n’est pas remplie automatiquement :

1. Cliquez sur Nouveau.
2. Dans le champ Nom, indiquez le titre que vous souhaitez voir apparaître devant le nom du signataire (par exemple « Approuvé par », « Signé par »).
3. Recherchez et sélectionnez la personne dans le champ Personne.
4. Cliquez sur Accepter.

Astuce

Si vous remplissez le champ Poste, vous devez également sélectionner l’employé spécifique pour que le rapport soit envoyé. En sélectionnant le poste, seuls les employés occupant ce poste apparaîtront, et dans le rapport, le nom du poste sera inclus dans la section signature.

Comment configurer les domaines de distribution

En ajoutant du contenu dans Domaines de distribution (un domaine, équipe / installation, activité, poste ou employé), le programme enverra le rapport en différé à la personne concernée lorsqu’il sera signé par toutes les personnes indiquées dans Signatures.

Attention

Les emails avec les rapports sont générés en différé : ils ne sont pas envoyés immédiatement, mais après le processus nocturne. Les destinataires les recevront le lendemain de la génération du rapport.

Flux commun pour signer un rapport

Une fois le rapport généré, les signataires le reçoivent par email et suivent ces étapes :

1. Ouvrez la boîte email et cliquez sur Voir le document.
2. Cliquez sur Accepter et signer.
3. Signez directement dans la zone prévue et cliquez sur Signer.

SmartOSH affichera un message indiquant que l’opération a été enregistrée.

Astuce

Dans l’écran de signature, vous pouvez également visualiser le document depuis l’écran ou le télécharger avant de le signer.

Particularités par module

Les sections suivantes mettent en avant uniquement les différences spécifiques de chaque module par rapport au flux commun décrit ci-dessus.

Questionnaires

Accès : Questionnaires > Questionnaires > [sélectionner le questionnaire] > Générer un rapport.

Modèles de rapport disponibles :

• Impression du questionnaire avec actions.
• Impression du questionnaire avec couverture.
• Rapport d’évaluation des risques par questionnaire.

Astuce

Configuration habituelle d’un rapport de questionnaire : dans la section Signatures, on inclut les personnes ayant interagi dans la gestion du questionnaire (y compris le responsable), et dans Domaines de distribution uniquement le responsable.

Accidents

Accès : Accidents > Enquêtes d’accident / incident > [sélectionner l’enquête] > Générer un rapport.

Modèle de rapport disponible :

• Enquête d’accident / incident (c’est le seul modèle).

Astuce

Configuration habituelle d’un rapport d’enquête : dans la section Signatures, on inclut les personnes ayant participé à la gestion de l’enquête (par exemple, la personne qui a mené l’enquête et la personne affectée), et dans Domaines de distribution uniquement la personne qui a réalisé l’enquête.

Formation et information

Pour signer le certificat de réalisation d’une action de formation, le flux est géré depuis le module Formation et information, qui a sa propre procédure spécifique.

Note

Consultez la documentation du module Formation et information pour les étapes détaillées du certificat de réalisation d’action de formation.

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Source : DM-SO-23-008 « Comment générer et signer un rapport », version 1, 14/04/2023.