Planifier, attribuer des tâches et dupliquer des mesures

Assigner le responsable de la mise en œuvre

1. Accédez à l’écran détail de la mesure et ouvrez l’onglet Responsable de la mise en œuvre.
2. Sélectionnez le poste et recherchez le nom de la personne responsable.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

• Vous pouvez remplir Poste de mise en œuvre et Responsable de la mise en œuvre, ou seulement Responsable de la mise en œuvre.
• Si vous sélectionnez un poste, la personne configurée pour celui-ci dans le module Organisation apparaîtra automatiquement.
• Si plusieurs employés occupent le même poste, vous pouvez choisir celui qui convient.

Réaffecter le responsable

Vous avez deux options :

Depuis n’importe quel onglet “Mesures” :

1. Entrez dans l’écran détail de l’enregistrement parent.
2. Dans l’onglet Mesures, sélectionnez les enregistrements et ouvrez Opérations > Réaffecter responsable.

Depuis l’écran liste “Mesures” du module “Risques” :

1. Accédez à Risques > Mesures et sélectionnez les enregistrements.
2. Ouvrez Opérations > Réaffecter responsable.

Dans les deux cas :

3. Cochez Réaffecter à moi, Changer de poste ou Changer d’employé et choisissez le nouveau responsable.
4. Cliquez sur Accepter.

Attention

• Le responsable ne sera pas changé si la mesure a un état de mise en œuvre Fermé ou Annulé.
• Si le nouveau responsable n’a pas les permissions utilisateur pour gérer les mesures, une notification apparaîtra.

Assigner et gérer les observateurs dans une mesure

Assigner des observateurs

1. Accédez à Risques > Mesures et ouvrez l’enregistrement.
2. Ouvrez l’onglet Observateurs et cliquez sur Lier.
3. Sélectionnez les travailleurs et cliquez sur Accepter.
4. Enregistrez les modifications.

Changer les observateurs en bloc

1. Accédez à Risques > Mesures et sélectionnez les enregistrements avec des observateurs assignés.
2. Ouvrez Opérations > Réaffecter observateur.
3. Sélectionnez les observateurs à changer, recherchez le nouveau et cliquez sur Accepter.

Supprimer les observateurs en bloc

1. Sélectionnez les enregistrements et ouvrez Opérations > Supprimer les observateurs en bloc.
2. Sélectionnez les observateurs et cliquez sur Accepter.

Comment planifier la mise en œuvre des mesures

Pour que les mesures apparaissent dans les rapports de Planification de l’activité préventive et Suivi de l’activité préventive, il est nécessaire d’indiquer une Date de fin planifiée.

1. Accédez à l’écran détail de la mesure.
2. Ouvrez l’onglet Planification et remplissez :
   • Date de début : jour d’enregistrement de la mesure.
   • Date d’échéance : date maximale recommandée pour clôturer la mesure. Si elle est associée à un facteur de risque, elle est remplie automatiquement avec l’évaluation du risque et la date de début.
   • Date de fin planifiée : date prévue de clôture. Il est recommandé qu’elle soit antérieure ou égale à la date d’échéance.
   • Date de clôture : date réelle de clôture.

Conséquences de la clôture de la mesure

• La date de clôture est remplie avec la date actuelle dans la mesure et ses tâches (en respectant les tâches déjà clôturées).
• Le facteur de risque, non-conformité, opportunité ou objectif associé passe à En attente de clôture (si la mesure est unique ou la dernière à être clôturée).
• Le changement est notifié aux responsables.
• Si le circuit de vérification est actif, l’état passe à En attente de vérification de l’efficacité.

Attention

Si le circuit d’approbation est actif, vous ne pourrez pas clôturer la mesure tant que son état d’approbation n’est pas Approuvé.

Replanifier les dates d’une mesure

1. Accédez à Risques > Mesures et sélectionnez les enregistrements.
2. Ouvrez Opérations > Changer les dates.
3. Cochez la case Changer la date… correspondante, sélectionnez la date souhaitée et cliquez sur Accepter.
4. (Optionnel) Pour que la date de fin planifiée coïncide avec la date d’échéance, cochez Changer la date de fin planifiée et Copier la date d’échéance vers la date de fin planifiée.

Note

• La date d’approbation ou de rejet ne change que pour les mesures avec circuit d’approbation actif et état de mise en œuvre Non démarré.
• La date de vérification de l’efficacité ne change que pour les mesures avec circuit actif et état Fermé.
• La date de fin planifiée est effacée si elle était remplie.
• Les changements sont notifiés aux responsables.

Créer des mesures périodiques

Utile pour les actions récurrentes (par exemple, les exercices d’urgence).

1. Accédez à l’écran détail de la mesure.
2. Cochez Mesure périodique.
3. Dans l’onglet Planification, indiquez la Périodicité pour la génération et l’Intervalle (jours, mois, années).
4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

Par exemple, pour qu’une mesure soit générée annuellement, indiquez une périodicité 1 et un intervalle Années.

Note

Une fois la nouvelle mesure périodique créée, elle ne se met pas à jour si la mesure précédente est modifiée.

Gérer et associer des tâches à une mesure

1. Accédez à l’enregistrement de la mesure et vérifiez que Mesure qui NE génère PAS de tâches est décoché.
2. Ouvrez l’onglet Tâches et cliquez sur Nouveau ou Modifier.
3. Remplissez les champs nécessaires dans l’écran détail de la tâche.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Note

• Si Mesure qui NE génère PAS de tâches est décoché, une tâche est automatiquement créée avec le même titre que la mesure lors de sa création. La tâche hérite du titre, de la date de début, de la date d’échéance et du périmètre.
• Les tâches ajoutées partagent le périmètre de la mesure.
• La date de début de la tâche ne peut pas être postérieure à la date d’échéance de la mesure.
• Chaque tâche peut avoir des responsables différents.

Gérer l’avancement

1. Accédez à l’enregistrement de la tâche et rendez-vous dans le champ % Réalisation.
2. Indiquez un pourcentage dans la liste déroulante.

Attention

En remplissant la Date de clôture de la tâche, en changeant l’état à Fermé ou en mettant le % de réalisation à 100 % :

• La date de clôture est remplie avec la date actuelle dans la mesure et ses tâches.
• L’état de la tâche passe à Fermé et le % à 100 %.
• La mesure passe à En attente de vérification (si la tâche est unique ou la dernière à être clôturée).
• Le changement est notifié aux responsables.

Astuce

Si une mesure n’a pas de tâches, son degré d’avancement sera de 100 % lorsqu’elle sera Fermée.

Comment copier une mesure

1. Accédez à Risques > Mesures et sélectionnez l’enregistrement.
2. Cliquez sur Dupliquer.
3. Modifiez et remplissez les informations de la nouvelle mesure.

Attention

• Il n’est pas possible de dupliquer plusieurs enregistrements à la fois.
• Par défaut, toutes les informations associées sont dupliquées (y compris la tâche associée si Mesure qui NE génère PAS de tâches n’est pas cochée).
• La nouvelle mesure dupliquée n’apparaîtra associée à aucun facteur de risque.