Non-conformités et opportunités

Dans Smart OSH, vous pouvez enregistrer des Non-conformités et des Opportunités depuis l’écran principal des Systèmes de gestion ou depuis d’autres modules qui les génèrent à partir de leur activité. La procédure de saisie est la même dans tous les cas : seul le point d’entrée change.

Origines depuis lesquelles elles peuvent être créées

Une Non-conformité ou Opportunité peut être créée depuis l’un de ces points :

• Systèmes de gestion → Non-conformités/Opportunités (création directe).
• Questionnaires → Questionnaires.
• Risques → Visites de sécurité.
• Leadership et participation des employés → Participations.
• Leadership et participation des employés → Réunions et discussions.
• Systèmes de gestion → Audits.
• Accidents → Enquêtes d’accident/incidents.

Comment créer une Non-conformité ou Opportunité (procédure générale)

Cliquez sur Nouveau dans n’importe quel point d’entrée et suivez ces étapes :

1. Remplissez les champs relatifs à la Non-conformité/Opportunité. Au minimum, les champs obligatoires marqués d’un astérisque.
2. Ajoutez les détails via les onglets disponibles :
   • Mesures : créer et lier des mesures préventives à la Non-conformité/Opportunité.
   • Pièces jointes : ajouter des documents pour compléter l’information de l’enregistrement.
   • Origine : consulter depuis quel enregistrement la Non-conformité/Opportunité a été créée.
   • Employés avec accès : ajouter les employés qui pourront voir l’information.
   • Employés avec permission spéciale : lier des employés avec permission de lecture ou d’écriture. Il est recommandé d’indiquer la raison de l’accès.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Note

• Dans le champ domaine, il suffit de remplir au moins un des domaines disponibles.
• Dans l’onglet SmartStatus, sont affichées les alertes automatiques générées par le système lorsqu’il détecte un problème ou une action en attente.

Comment créer une Non-conformité/Opportunité depuis d’autres modules

À partir de là, les étapes pour les données de l’enregistrement sont toujours les mêmes (celles de la procédure générale). Seule la navigation préalable jusqu’au bouton Nouveau change.

Depuis Questionnaires

1. Accédez à Questionnaires → Questionnaires et ouvrez le questionnaire.
2. Allez dans l’onglet Non-conformités et cliquez sur Nouveau.

Depuis Visites de sécurité

1. Accédez à Risques → Visites de sécurité et ouvrez la visite.
2. Allez dans l’onglet Non-conformités et cliquez sur Nouveau.

Depuis Réunions et discussions

1. Accédez à Leadership et participation des employés → Réunions et discussions et ouvrez la réunion.
2. Allez dans l’onglet Actions → Non-conformités et cliquez sur Nouveau.

Depuis Audits

1. Accédez à Systèmes de gestion → Audits et ouvrez l’audit.
2. Allez dans l’onglet Non-conformités et cliquez sur Nouveau.

Depuis Enquêtes d’accident/incidents

1. Accédez à Accidents → Enquêtes d’accident/incidents et ouvrez l’enquête.
2. Allez dans l’onglet Non-conformités et cliquez sur Nouveau.

Comment créer une Non-conformité/Opportunité depuis une Participation

Les participations sont un cas spécial : elles peuvent être créées depuis trois canaux différents.

Depuis Smart OSH

1. Accédez à Leadership et participation des employés → Participations et cliquez sur Nouveau.
2. Remplissez les données générales. Les champs avec astérisque sont obligatoires.
3. Ajoutez des informations complémentaires dans les onglets disponibles. Dans l’onglet Non-conformités/Opportunités, vous pourrez créer les Non-conformités et Opportunités liées en suivant la procédure générale décrite ci-dessus.

Note

• Les données du notificateur sont remplies automatiquement avec l’utilisateur connecté lors de la participation.
• Dans SmartStatus, vous verrez les alertes automatiques du système.

Depuis la page anonyme de participation

1. Accédez à la page anonyme de participation.
2. Choisissez la catégorie de la participation.
3. Remplissez au minimum les données obligatoires et cliquez sur Envoyer.

Attention

• En choisissant les catégories Non-conformité ou Opportunité, les champs Nom, Prénom et Identification (lettres et/ou chiffres) deviennent obligatoires.
• Si la catégorie est Non-conformité, le responsable qui reçoit la participation pourra l’approuver ou la rejeter. S’il l’approuve, il pourra créer la Non-conformité à partir de cette participation.
• Dans les participations, les courriels aux responsables sont envoyés immédiatement (pas en différé).

Depuis l’App

1. Accédez à l’application et sélectionnez la tuile Participation de l’employé.
2. Cliquez sur le symbole +.
3. Choisissez comme catégorie Non-conformité ou Opportunité.
4. Remplissez tous les champs.
5. Envoyez la participation.

Source : M-SO-19-04-02 « Manuel d’utilisation Systèmes de gestion », version v.2, 08/04/2020.