Données personnalisables

Smart OSH permet de personnaliser plusieurs éléments pour adapter l’application à l’image de marque de votre entreprise : logos, couleurs, textes, niveaux organisationnels, etc.

Attention

Pour que la plupart des personnalisations (logos, images et couleurs) soient visibles, votre entreprise doit accéder via l’URL personnalisée. Avec l’URL générique, les éléments personnalisés ne seront pas affichés.

Accès aux Paramètres

La plupart des personnalisations se gèrent depuis la section Paramètres. Pour y accéder :

1. Cliquez sur Profil utilisateur (en haut à droite, là où apparaît le nom associé à votre utilisateur).
2. Accédez à la section Paramètres.

Attention

Seuls les utilisateurs avec le rôle Administrateur d’environnement ont accès à la section Paramètres.

Logos

Smart OSH prend en charge trois logos différents, chacun avec son usage propre :

Logo	Emplacement	Où il s’applique
Logo de l’entreprise	Organisation → Entreprises	Rapports spécifiques à un domaine.
Logo	Paramètres	Écran de connexion, rapports généraux, écran d’accès de l’App / Visionneuse app.
Logo en-tête	Paramètres	En-tête du menu latéral, rapports spécifiques, en-tête du contenu des emails.

Changer le logo de l’entreprise (Organisation)

1. Accédez à Organisation → Entreprises et entrez dans l’entreprise concernée.
2. Ouvrez l’onglet Logo et signature.
3. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez l’image et cliquez sur Ouvrir.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

• S’il y a déjà un logo chargé et que vous souhaitez le remplacer, cliquez sur l’icône éditer.
• Si vous souhaitez le supprimer, cliquez sur l’icône Supprimer le contenu.
• N’oubliez pas de régénérer les rapports concernés pour qu’ils affichent le nouveau logo.

Note

Cette même procédure est également disponible dans Organisation → Entreprises externes.

Changer les logos dans Paramètres (Logo et Logo en-tête)

1. Dans Paramètres, accédez à la section Logos, domaine et couleurs.
2. Sélectionnez le type de logo que vous souhaitez modifier (Logo ou Logo en-tête).
3. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez l’image, cliquez sur Ouvrir puis sur Enregistrer.

Astuce

Recommandations pour les logos :

• Format horizontal paysage.
• Image en PNG sans fond (préférable au JPG avec fond blanc).
• Taille approximative du Logo : 340 × 132 pixels.
• Taille approximative du Logo en-tête : 34 × 13 pixels.
• Pour l’en-tête du contenu des emails, la taille est fixe et ne peut pas être modifiée.

Images d’accès (écran de connexion)

Vous pouvez personnaliser les images qui apparaissent sur l’écran de connexion à Smart OSH :

1. Accédez à Profil utilisateur → Paramètres → Personnalisation.
2. Cochez la case Utiliser des images sur l’écran de connexion.
3. Ajoutez les images nécessaires.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Note

• Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 images.
• Les images apparaissent de manière aléatoire : une image différente est affichée à chaque accès à Smart OSH.
• Pour revenir à l’image générique, décochez la case et cliquez sur Enregistrer.

Couleurs de fond de l’écran de connexion

1. Accédez à Profil utilisateur → Paramètres → Personnalisation.
2. Entrez dans Logos, domaine et couleurs.
3. Sélectionnez les couleurs souhaitées pour :
   • Authentification - Couleur de fond extérieure : écran de connexion, menu latéral et zones supérieure/inférieure de l’App / Visionneuse app.
   • Authentification - Couleur de fond intérieure : zone derrière l’image sur l’écran de connexion.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce

Pour obtenir une couleur d’entreprise précise, vous pouvez utiliser Paint :

1. Ouvrez l’image de référence avec Paint et, dans Outils, activez le Sélecteur de couleur.
2. Cliquez sur la zone de l’image dont vous souhaitez copier la couleur.
3. Dans Couleurs, cliquez sur Modifier les couleurs.
4. Copiez les valeurs Rouge, Vert et Bleu : ce seront les valeurs RGB à utiliser dans l’option Couleur personnalisée de Smart OSH.

Expéditeur des emails

1. Accédez à Profil utilisateur → Paramètres → Envois → Général.
2. Modifiez le champ Expéditeur des envois d’emails.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

L’expéditeur peut porter le nom que vous souhaitez, mais doit toujours être accompagné de <[email protected]>. Les envois avec le nouvel expéditeur s’appliqueront à partir du changement.

Niveaux d’organisation

Vous pouvez renommer les niveaux de la structure organisationnelle pour les adapter au langage de votre entreprise :

1. Accédez à Profil utilisateur → Paramètres → Niveaux d’organisation.
2. Modifiez les noms nécessaires.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

Pour que le changement soit appliqué, la case Activer le renommage des niveaux doit être cochée. De plus, il est nécessaire de se déconnecter puis se reconnecter pour visualiser les changements.

Note

Cette personnalisation s’applique dans toute l’application : écrans, onglets, colonnes et rapports.

Pages anonymes

Sur certaines pages anonymes, vous pouvez afficher le logo en-tête et/ou personnaliser le texte d’en-tête :

Page anonyme	Logo	Texte d’en-tête
URL participation	Oui	Oui
URL notification d’accidents/incidents	Oui	Oui
URL demande EPI	Oui	Non
URL accès rapide	Oui	Non
URL réclamation	Oui	Non
URL enquête satisfaction client	Oui	Non

Afficher le logo sur les pages anonymes

1. Accédez à Profil utilisateur → Paramètres → Pages anonymes.
2. Cochez la case Afficher le logo en-tête sur les pages anonymes.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

L’activation du logo affecte toutes les pages anonymes en même temps : il est affiché sur toutes ou sur aucune. Pour le désactiver, décochez la case et enregistrez.

Modifier le texte d’en-tête de la participation

1. Accédez à Profil utilisateur → Paramètres → Pages anonymes.
2. Entrez dans Texte en-tête participation.
3. Modifiez le texte et cliquez sur Enregistrer.

Modifier le texte d’en-tête de la notification

1. Accédez à Profil utilisateur → Paramètres → Pages anonymes.
2. Entrez dans Texte en-tête notification.
3. Modifiez le texte et cliquez sur Enregistrer.

Note

L’affichage du nouveau texte s’applique dès le changement. Actualisez la page ou reconnectez-vous pour le voir.

Personnalisation de la Surveillance santé

Dans le module Surveillance santé, vous pouvez personnaliser les textes que recevront les employés dans leurs convocations de visite médicale :

1. Accédez à Paramètres → Convocations de visites médicales.
2. Remplissez les informations dans chaque onglet selon vos besoins.

Les textes définis ici sont automatiquement remplis lors de la création d’une nouvelle convocation.

Onglets disponibles

Onglet	Description
Instructions	Instructions affichées dans l’email envoyé à l’employé après réservation de la date de visite.
Texte convocations	Texte de la page de convocations pour accepter ou refuser la visite médicale. Vous pouvez y inclure le logo de l’entreprise si vous le souhaitez.
Texte acceptation	Texte que voit l’employé en acceptant la convocation.
Texte acceptation (sup)	Texte que voit le superviseur en acceptant la convocation.
Texte renonciation	Texte que voit l’employé en renonçant à la convocation.
Texte rendez-vous	Section obsolète : le contenu a été déplacé vers les modèles d’email Email Convocation visite médicale et Email Rappel visite médicale.
Options de configuration	Options générales de configuration de la convocation.

Attention

Les informations entre crochets sont automatiquement remplacées par des données extraites de la base de données. Il est déconseillé de les modifier sans supervision.

Astuce

Bien que les textes définis dans Paramètres soient transférés aux nouvelles convocations, vous pouvez aussi modifier les textes d’une convocation spécifique pour les appliquer uniquement à celle-ci.

Documents incluant des logos

Chaque rapport utilise par défaut un logo spécifique. Voici les correspondances :

Logo de l’entreprise (Organisation → Entreprises)

• Questionnaire avec actions
• Questionnaire avec couverture
• Étude ergonomique
• Évaluation des risques
• Évaluation des risques (tableau)
• Évaluation des risques par domaine
• Évaluation des risques par domaine (poste)
• Fiche de coordination des activités d’entreprise
• Fiche de poste de travail
• Fiche de poste de travail (tableau)
• Rapport d’évaluation des risques des questionnaires
• Rapport d’évaluation des risques par questionnaire
• Rapport de participation de l’employé
• Rapport de projet
• Rapport de visite de sécurité
• Enquête d’accident/incident
• Rapport d’activités de l’entreprise
• Rapport d’activités du Service de prévention
• Planification de l’activité préventive
• Planification de l’activité préventive (tableau)
• Planification globale des mesures
• Planification globale des mesures (tableau)
• Suivi de la planification de l’activité préventive
• Suivi de la planification de l’activité préventive (tableau)
• Suivi global des mesures
• Suivi global des mesures (tableau)

Logo de Paramètres (Logo)

• Évaluation des risques d’activité
• Évaluation des risques d’activité (tableau)
• Évaluation des risques d’équipement
• Évaluation des risques d’équipement (tableau)
• Fiche des risques de l’employé
• Rapport de gestion du changement
• Justificatif de remise d’EPI
• Justificatif de remise d’EPI (tableau)
• Justificatif de remise d’EPI par employé

Logo de Paramètres (Logo en-tête)

• Questionnaire d’évaluation vierge
• Questionnaire d’appréciation vierge
• Planification des objectifs
• Rapports xaf

Logo de l’entreprise formatrice (Organisation → Entreprises)

• Certificat de réalisation d’action de formation
• Liste des participants
• Liste des participants par session

Documents ne comprenant pas de logos

Les rapports suivants ne comprennent pas de logos par défaut :

• Acceptation / Renonciation
• Procès-verbal de réunion/entretien
• Communication aux représentants des travailleurs
• Communication des consignes
• Procès-verbal de réunion de sécurité

Astuce

Bien que le rapport Acceptation / Renonciation ne permette pas d’ajouter les logos par défaut, il permet de personnaliser le texte de la convocation et d’afficher le logo de l’entreprise dans ce contenu.

Autres éléments apportant de la valeur

En plus des logos et textes, d’autres données enrichissent les informations affichées à l’écran et dans les rapports :

Section	Action	Apport
Organisation → Employés	Ajouter photo et signature de l’employé.	Identifie l’employé. S’il est formateur, sa signature apparaîtra dans les rapports concernés.
Organisation → Équipements et installations	Ajouter une photo de l’équipement ou de l’installation.	Enrichit le contenu des rapports.
Organisation → Types d’EPI	Ajouter une photo du type d’EPI.	Enrichit le contenu des rapports.

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Source : DM-SO-23-012 « Données personnalisables », version 1.2, 15/05/2024.