Gérer une notification d'accident/incident

Une fois qu’une notification d’accident/incident est créée, les responsables désignés reçoivent un courriel avec les informations de base et peuvent commencer à la gérer.

Actions disponibles

Depuis l’écran détail, vous pouvez :

• Étendre ou modifier les informations de base (par exemple, inclure l’Employé concerné si ce n’est pas encore renseigné).
• Changer le statut de l’enregistrement.
• Consulter et compléter les informations des onglets (témoins, pièces jointes, réponses, etc.).
• Créer l’enquête d’accident/incident depuis la notification elle-même.

Statuts de la notification

Statut	Comment il est attribué
En attente de révision	Par défaut à la création de la notification.
En cours	Manuellement, pour indiquer qu’elle est en cours de gestion.
Clôturée	Manuellement, ou automatiquement lors de la création de l’enquête via la notification.
Annulée	Manuellement, lorsque la notification ne s’applique pas.

Indiquer le périmètre

1. Accédez à la notification et allez dans l’onglet Périmètre.
2. Sélectionnez le périmètre correspondant.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Attention

• Accident avec arrêt / sans arrêt : il est obligatoire de remplir Entreprise + Centre + Section + Poste, ou Entreprise externe.
• Incident : seul Entreprise ou Entreprise externe est obligatoire.

Indiquer les témoins

Il existe deux façons d’ajouter des témoins :

Depuis Smart OSH

1. Accédez à la notification et allez dans l’onglet Témoins.
2. Indiquez les contributions que vous jugez utiles et cliquez sur Lier.
3. Sélectionnez les employés qui ont été témoins et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Depuis la page anonyme, l’App ou le Visor app

Dans ces canaux, les témoins sont indiqués directement dans le champ Description de l’accident/incident (indiquer nom et prénom des témoins s’il y en a).

Note

La personne responsable de la gestion de la notification devra ensuite accéder à Smart OSH pour enregistrer formellement ces témoins dans l’onglet Témoins.

Envoyer une réponse au notificateur

1. Accédez à la notification et allez dans l’onglet Réponses.
2. Cliquez sur Nouveau et remplissez la section Réponse ainsi que le champ Date d’envoi.
3. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.
4. Cliquez sur Opérations → Envoyer la réponse au notificateur.

Attention

Le champ Email destinataire doit impérativement être rempli ; sinon, le courriel ne sera pas envoyé.

Astuce

Si vous indiquez une date future dans Date d’envoi, le programme marque la réponse comme envoyée mais n’envoie pas le courriel avant cette date.

Joindre des images ou documents

1. Accédez à la notification et allez dans l’onglet Pièces jointes.
2. Cliquez sur Nouveau, indiquez le Nom descriptif et sélectionnez le fichier via Parcourir.
3. Cliquez sur Accepter puis sur Enregistrer.

Note

Les pièces jointes ne sont pas incluses dans les courriels automatiques de notification ou de responsabilité : seul un lien vers le document apparaît.

Onglets automatiques

Les onglets suivants sont remplis automatiquement lors de la création de la notification, selon les Responsabilités définies dans Organisation → Resp. et postes :

• Responsables : selon la Responsabilité gestion notification accidents/incidents.
• Informer : selon Information notification accidents/incidents.
• Données du notificateur : données de l’utilisateur qui a créé l’enregistrement.

Dans les onglets Responsables et Informer, vous pouvez ajouter manuellement toute autre personne.

Visualiser les alertes (SmartStatus)

1. Accédez à la notification et allez dans l’onglet SmartStatus.

Note

• Les alertes sont générées automatiquement selon la configuration dans Smart → Configuration → Définitions d’alerte SmartStatus.
• Depuis Opérations, vous pouvez annuler une alerte en sélectionnant Ignorer.

Créer l’enquête depuis la notification

Depuis la notification elle-même, vous pouvez générer automatiquement l’enquête correspondante :

1. Cliquez sur Opérations → Créer enquête accident/incident.

Cela crée l’enquête, remplit le champ Code enquête de l’accident/incident dans la notification et la bloque.

Modifier ou supprimer une notification

Modifier

1. Accédez à Accidents et ouvrez la notification.
2. Modifiez les enregistrements nécessaires et cliquez sur Enregistrer.

Attention

• Seules les notifications non clôturées peuvent être modifiées.
• Si la notification a un Code enquête de l’accident/incident attribué, vous ne pourrez pas la modifier tant que vous n’aurez pas supprimé l’enquête au préalable.

Supprimer

1. Accédez à Accidents et sélectionnez la notification à supprimer.
2. Cliquez sur l’icône de suppression.
3. Confirmez avec Oui dans l’alerte.

Danger

La suppression est irréversible.

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Source : M-SO-20-09-01 « Manuel d’utilisation – Accidents », version 1.