Tableau de bord des Tâches
Le tableau de bord des Tâches vous offre une vue d’ensemble de l’état de toutes les tâches de votre organisation : combien il y en a, combien sont encore en attente, lesquelles sont en retard et comment la charge de travail évolue au fil du temps.
Vous ne verrez que les tâches auxquelles vous avez accès selon votre profil utilisateur. Deux personnes différentes peuvent voir des chiffres différents dans le même tableau de bord, et c’est normal.
Concepts clés
Section intitulée « Concepts clés »Avant de passer en revue chaque élément, il est utile de bien comprendre trois concepts utilisés dans tout le tableau de bord :
Tâche ouverte et tâche fermée. Chaque état de tâche de votre organisation, même s’il porte un nom personnalisé, correspond à l’un des six états officiels du système : Non démarré, En cours, En pause, En attente, Fermé ou Annulé. Le tableau de bord considère comme fermée toute tâche dont l’état équivaut à Fermé ou Annulé ; les quatre autres comptent comme ouvertes.
Tâche en retard. Une tâche est en retard lorsqu’elle est encore ouverte et que sa date prévue de fin est déjà passée (antérieure à aujourd’hui). Les tâches fermées ne sont jamais comptées comme en retard, même si elles ont été clôturées tardivement. Les tâches sans date prévue de fin ne sont pas non plus comptées comme en retard.
Filtres chaînés. Tous les filtres du tableau de bord s’appliquent simultanément à tous les graphiques et tableaux. Si vous sélectionnez un centre et un responsable, tout ce que vous voyez à l’écran est recalculé uniquement avec les tâches de ce centre et de ce responsable.
En haut et sur la gauche, vous trouverez les filtres. Tous permettent une sélection multiple et la plupart incluent un moteur de recherche pour localiser rapidement les valeurs.
| Filtre | Ce qu’il permet de restreindre |
|---|---|
| État de la tâche | Un ou plusieurs états spécifiques (en attente, en cours, terminée…). |
| Date | La période, selon la date de début des tâches. |
| Responsable | Les tâches assignées à certaines personnes. |
| Observateur | Les tâches où certaines personnes figurent comme observateurs. |
| Employé observé | Les tâches associées à certains employés observés. |
| Projet | Les tâches appartenant à certains projets. |
| Domaine | La structure organisationnelle, sous forme d’arbre : entreprise → centre → section → poste. Vous pouvez sélectionner n’importe quel niveau ; par exemple, un centre complet ou un poste spécifique. Seuls les éléments actifs de l’organisation sont affichés. |
| Activité | Les tâches associées à certaines activités (seulement activités actives). |
| Équipe | Les tâches associées à certaines équipes de travail (seulement équipes actives). |
| Entreprise externe | Les tâches liées à certaines entreprises externes (seulement entreprises actives). |
| Étiquette et Étiquette de tâche | Les tâches marquées avec certaines étiquettes. |
| Type d’origine | L’élément qui a généré la tâche : une réunion, un questionnaire, une étude ergonomique, une enquête d’accidents, un exercice, un plan d’urgence ou une mesure (éclairage, bruit ou température). |
Cartes d’indicateurs
Section intitulée « Cartes d’indicateurs »Au centre, il y a trois cartes avec les indicateurs principaux. Chacune affiche une valeur importante et, en dessous, les données de référence avec lesquelles elle est comparée.
Tâches ouvertes vs. totales
Section intitulée « Tâches ouvertes vs. totales »Affiche combien de tâches sont encore ouvertes par rapport au total des tâches de la période et des filtres sélectionnés.
- Valeur principale : nombre de tâches ouvertes (toutes celles qui ne sont ni terminées ni annulées).
- Valeur de référence : nombre total de tâches, ouvertes et fermées.
- Pourcentage : quelle proportion du total est encore ouverte.
Chaque tâche est comptée une seule fois, même si elle a plusieurs participants ou apparaît dans plusieurs contextes.
Tâches en retard vs. ouvertes
Section intitulée « Tâches en retard vs. ouvertes »Affiche combien des tâches ouvertes ont déjà dépassé leur date prévue de fin.
- Valeur principale : tâches ouvertes dont la date prévue de fin est antérieure à aujourd’hui.
- Valeur de référence : total des tâches ouvertes.
- Pourcentage : quelle proportion de ce qui est ouvert est en retard.
C’est l’indicateur d’alerte du tableau de bord : un pourcentage élevé signifie qu’un travail hors délai s’accumule.
Durée moyenne
Section intitulée « Durée moyenne »Affiche combien de jours, en moyenne, il faut pour compléter une tâche.
- Calculée uniquement avec les tâches en état équivalent à Fermé (les annulées ne sont pas prises en compte).
- Pour chaque tâche, on compte les jours écoulés entre sa date de début et sa date de fin, puis on calcule la moyenne de toutes.
Le résultat est affiché arrondi en jours.
Graphiques en anneau
Section intitulée « Graphiques en anneau »Tâches par état
Section intitulée « Tâches par état »Répartit toutes les tâches (ouvertes et fermées) selon leur état actuel. Chaque portion de l’anneau correspond à un état, et l’étiquette indique le nom de l’état, le nombre de tâches et le pourcentage qu’il représente du total.
Permet de voir d’un coup d’œil comment le travail est réparti : combien est en attente, combien en cours et combien déjà terminé.
Fonctionne aussi comme filtre : en cliquant sur une portion, le reste du tableau de bord se restreint aux tâches de cet état.
Tâches en retard par état
Section intitulée « Tâches en retard par état »Même type de graphique, mais seulement avec les tâches en retard (ouvertes et dont la date prévue de fin est dépassée). Répartit ces tâches en retard selon leur état actuel.
Permet d’identifier à quel stade du flux de travail les tâches hors délai sont bloquées : par exemple, si la majorité des tâches en retard sont encore en état “en attente” ou si elles sont “en cours”.
Tableau : Tâches par centre
Section intitulée « Tableau : Tâches par centre »Classement des centres de travail selon leur pourcentage de clôture des tâches. Les tâches sans centre assigné sont regroupées dans une ligne propre appelée “Tâches sans centre”.
| Colonne | Ce qu’elle affiche | Comment elle est calculée |
|---|---|---|
| Position | Le rang du centre dans le classement. | Trié du pourcentage de clôture le plus élevé au plus bas. En cas d’égalité, les centres partagent la même position. |
| Centre | Le nom du centre de travail. | — |
| % Clôture | Le pourcentage de tâches terminées. | Tâches fermées du centre divisées par le total des tâches du centre. Accompagné d’une barre de progression : plus elle est remplie, mieux va le centre. |
| Totaux | Toutes les tâches du centre. | Comptage des tâches, ouvertes et fermées. |
| Ouvertes | Les tâches encore non fermées. | Comptage des tâches qui ne sont ni terminées ni annulées. |
| En retard | Les tâches ouvertes hors délai. | Comptage des tâches ouvertes avec date prévue de fin antérieure à aujourd’hui. |
Le tableau est aussi interactif : vous pouvez sélectionner une ou plusieurs lignes pour restreindre le reste du tableau de bord à ces centres.
Graphiques d’évolution temporelle
Section intitulée « Graphiques d’évolution temporelle »Les deux graphiques à droite montrent comment le travail évolue mois par mois. Dans les deux, la série d’une couleur représente les tâches ouvertes (selon leur date de début) et celle de l’autre couleur les tâches fermées (selon leur date de fin). Seuls les mois jusqu’au mois en cours sont affichés ; aucune projection future n’est faite.
Tâches ouvertes et fermées cumulées
Section intitulée « Tâches ouvertes et fermées cumulées »Affiche, pour chaque mois, le total cumulé depuis le début de la période :
- La ligne des ouvertes cumulées additionne toutes les tâches commencées jusqu’à ce mois inclus.
- La ligne des fermées cumulées additionne toutes les tâches terminées jusqu’à ce mois inclus.
La lecture est simple : la distance verticale entre les deux lignes correspond au travail en attente à chaque instant. Si les lignes s’écartent, le travail s’ouvre plus vite qu’il ne se ferme ; si elles se rapprochent, le retard diminue.
Tâches ouvertes et fermées par mois
Section intitulée « Tâches ouvertes et fermées par mois »Affiche la même chose mais mois par mois, sans cumul :
- Combien de tâches ont été démarrées chaque mois.
- Combien de tâches ont été fermées chaque mois.
Permet de détecter des pics d’activité, des mois avec beaucoup d’ouverture de tâches ou des périodes où le rythme de clôture a baissé.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Pourquoi la somme des portions d’un anneau ne correspond-elle pas à la carte des totaux ?
Vérifiez les filtres actifs. Chaque graphique répond à tous les filtres simultanément, y compris les clics faits sur d’autres graphiques ou sur le tableau.
Pourquoi une tâche fermée en retard n’apparaît-elle pas comme en retard ?
Parce que “en retard” décrit une situation actuelle : seules les tâches encore ouvertes et hors délai sont comptées. Une fois fermée, la tâche n’est plus en retard.
Pourquoi vois-je “Tâches sans centre” dans le tableau ?
Ce sont des tâches qui n’ont pas de centre de travail assigné. Elles sont regroupées dans cette ligne pour ne pas disparaître de l’analyse.
Pourquoi mes chiffres ne correspondent-ils pas à ceux d’un collègue ?
Le tableau de bord applique les permissions de domaine de chaque utilisateur : seules les tâches des entreprises, centres ou sections auxquels vous avez accès sont incluses. Deux utilisateurs avec des permissions différentes verront des chiffres différents.
Une tâche avec plusieurs observateurs ou plusieurs étiquettes est-elle comptée plusieurs fois ?
Non. En interne, la tâche est associée à chacun de ses observateurs et étiquettes (pour que les filtres fonctionnent), mais tous les comptages du tableau de bord comptent des tâches uniques, donc chaque tâche compte une seule fois.