Signer distribuer et télécharger des rapports

Signer un rapport

Depuis l’option Générer un rapport, vous pouvez configurer la signature de n’importe quel rapport pour qu’il soit signé avant sa distribution.

1. Ouvrez l’écran Générer un rapport depuis Risques ou Organisation.
2. Cliquez sur l’onglet Signatures et sélectionnez Nouveau.
3. Dans l’écran Signatures, remplissez les champs nécessaires : Nom, Poste, Personne (entre autres).
4. Cliquez sur Accepter puis à nouveau sur Accepter dans Générer un rapport.
5. Cliquez sur Enregistrer dans l’écran de l’enregistrement pertinent.

Champs du bloc “Signatures”

• Nom : intitulé qui apparaîtra dans la section de signature du rapport (par exemple, Approuvé par, Élaboré par, Signé par).
• Poste : poste de la personne qui signe. Apparaît dans le champ de la signature.
• Personne : nom et prénom de celui qui signe. Si l’option Signer le rapport numériquement est cochée, le rapport sera envoyé à l’email de cette personne.
• Ordre : ordre dans lequel chaque signature apparaîtra dans le rapport et ordre d’envoi pour la signature numérique.
• Signature avec acceptation/rejet : permet à la personne d’accepter et signer ou de rejeter le document et d’indiquer le motif.

Astuce

Pour que toutes les personnes reçoivent le rapport en même temps, laissez un “1” dans le champ Ordre. Pour des envois séquentiels, indiquez “1”, “2”, “3”, etc.

Attention

Si un document est rejeté, l’application annule les prochaines signatures, désactive le rapport et génère une alerte SmartStatus au responsable pour résoudre l’incident.

Note

• En cochant Signer le rapport numériquement, le rapport est envoyé aux personnes sélectionnées pour signature. Si non coché, le rapport sera généré quand même et pourra être signé manuellement.
• Si vous ajoutez du contenu dans l’onglet Signatures, les cases Signer le rapport numériquement et Envoyer le rapport par email sont cochées automatiquement.

Distribuer un rapport

1. Configurez préalablement les signatures du rapport.
2. Depuis l’écran Générer un rapport, cliquez sur l’onglet Domaines de distribution et sélectionnez Nouveau.
3. Dans le nouvel écran Domaine, remplissez les champs et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Accepter dans Générer un rapport puis sur Enregistrer dans l’écran de l’enregistrement.

Note

• Le programme enverra le document aux personnes concernées une fois qu’il aura été signé par tous ceux indiqués dans Signatures.
• Pour que l’envoi automatique fonctionne, les emails de chaque personne doivent être enregistrés préalablement depuis le module Organisation.
• La case Distribuer aux futurs employés distribue automatiquement le document aux nouveaux employés (un nouvel employé est considéré comme tel lorsqu’un poste de travail lui est attribué).

Consulter et télécharger des rapports

La consultation et le téléchargement se font depuis le module Smart, avec deux options : écran Rapports ou écran Pièces jointes.

Depuis “Rapports”

1. Accédez au module Smart et ouvrez l’onglet Rapports.
2. Cliquez sur l’icône Télécharger de l’enregistrement souhaité.
3. Pour télécharger plusieurs rapports à la fois, sélectionnez les enregistrements, ouvrez Opérations et choisissez Télécharger les rapports en bloc.

Depuis “Pièces jointes”

1. Accédez au module Smart et ouvrez l’onglet Pièces jointes.
2. Cliquez sur l’icône de l’enregistrement souhaité pour télécharger un seul rapport.
3. Pour en télécharger plusieurs à la fois, sélectionnez les enregistrements, ouvrez Opérations et choisissez Télécharger les pièces jointes en bloc.