Ajouter des responsables supplémentaires

Si dans votre organisation vous gérez la CAE entre plusieurs personnes ou si vous devez désigner des back-ups pendant les vacances, arrêts ou congés, vous pouvez ajouter des responsables supplémentaires à la coordination. Ils fonctionnent comme des personnes en copie des courriels reçus depuis MySmart OSH et, en plus, ont un accès complet pour télécharger et valider la documentation.

Avant de commencer

Les responsables supplémentaires sont choisis parmi les employés déjà créés sur la plateforme. Depuis l’écran du responsable supplémentaire, il n’est pas possible de créer un nouvel employé.

Astuce

Si la personne que vous souhaitez ajouter n’existe pas encore sur la plateforme, créez-la d’abord en suivant le tutoriel Créer des employés dans une coordination puis revenez à ce processus.

Comment ajouter un responsable supplémentaire

1. Ouvrez l’assistant de coordination et allez à l’étape 2 (Responsables).
2. Cliquez sur Nouveau responsable supplémentaire.
3. Dans le champ Rechercher un employé, sélectionnez la personne que vous souhaitez ajouter dans la liste.
4. Configurez les options du responsable (envoi des courriels et état actif, voir sections suivantes).
5. Cliquez sur Créer et associer pour terminer.

Une fois terminé, le responsable supplémentaire sera correctement lié à la coordination.

Options du responsable supplémentaire

Activer l’envoi des emails CAE

Cochez la case Activer l’envoi des emails CAE si vous souhaitez que cette personne reçoive les mêmes courriels que le responsable de l’entreprise externe.

Note

Cette case n’affecte que l’envoi des courriels. Le simple fait d’être responsable supplémentaire donne déjà accès à télécharger et valider la documentation dans la plateforme, tout comme le responsable de l’entreprise externe, que l’envoi des emails soit activé ou non.

Actif

La case Actif permet d’activer ou désactiver la responsabilité supplémentaire sans avoir à la supprimer.

C’est particulièrement utile pour :

• Activer les back-ups uniquement pendant les périodes de vacances du titulaire.
• Couvrir les arrêts maladie ou congés temporaires.
• Maintenir une personne configurée dans la coordination sans qu’elle reçoive de notifications quand ce n’est pas nécessaire.

Résumé

Action	Résultat
Ajouter un responsable supplémentaire	La personne peut télécharger et valider la documentation
Cocher Activer l’envoi des emails CAE	Reçoit les mêmes courriels que le responsable principal
Cocher Actif	La responsabilité supplémentaire est en vigueur
Décochez Actif	Elle est désactivée temporairement sans perdre la configuration

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Source : Documentation interne de Smartosh « Ajouter des responsables supplémentaires », disponible sur Scribe.