Procédure générale de gestion des EPI

Avant d’entrer dans chaque opération spécifique, il est utile d’avoir une vue d’ensemble du flux de configuration et de gestion des EPI dans Smart OSH. Cette page décrit les 12 étapes de la procédure générale et les 5 états que traverse chaque besoin d’EPI.

Étapes de la procédure

Depuis le module EPIS, vous devez suivre cette séquence pour un démarrage correct :

1. Créez les types d’EPI depuis Configuration > Types d’EPI.
2. Définissez les périodicités (révision, maintenance, renouvellement) et les responsabilités (remise, révision, maintenance) dans l’onglet Responsabilités du type d’EPI.
3. Créez les EPIs du type d’EPI depuis l’onglet EPIS du type d’EPI.
4. Attribuez les tailles à l’EPI avec l’opération Attribuer des tailles de l’onglet Tailles de l’EPI.
5. Définissez les responsables d’achat depuis l’onglet Tailles de l’EPI, si nécessaire.
6. Créez les mouvements de stock de chaque taille depuis l’onglet Mouvements du Stock d’EPIS. Vous pouvez utiliser le type d’action Stock initial si cela vous convient.
7. Liez des domaines et/ou entités au type d’EPI depuis l’onglet Relations pour que les besoins d’EPI soient générés.
8. (Optionnel) Si vous souhaitez qu’un EPI spécifique ne soit délivré que dans certains domaines, liez des domaines ou entités à l’EPI depuis son onglet Relations.
9. Remettez les EPIs aux employés avec les opérations Remise en bloc (même EPI et taille) ou Remise en bloc (avec EPI et taille renseignés) depuis l’écran liste des Besoins d’EPI.
10. Faites signer aux employés le justificatif avec l’opération Signer le justificatif de remise.
11. Enregistrez les révisions de l’EPI avec Révision en bloc ou depuis l’onglet Révisions de chaque besoin.
12. Enregistrez les maintenances de l’EPI avec Maintenance en bloc ou depuis l’onglet Maintenances de chaque besoin.

Astuce

Tout EPI nécessite au moins une taille pour pouvoir être remis.

L’action de lier des domaines au type d’EPI (étape 7) peut se faire indifféremment depuis le type d’EPI ou depuis le domaine/l’entité.

Attention

Définissez les périodicités et responsabilités avant de créer les besoins. Si vous les définissez après, les champs Date de renouvellement, Employé prévu pour la remise, Date prévue de révision et Date prévue de maintenance NE sont PAS mis à jour dans les besoins déjà créés (seulement dans les nouveaux).

Attention

Créez les stocks d’EPIS avant les besoins. L’application calcule automatiquement les stocks par taille à chaque remise.

Note

Les besoins d’EPI sont créés de manière différée, pas immédiatement. Pour forcer leur création, utilisez l’opération Recalculer les besoins depuis l’écran détail ou liste des Types d’EPI.

Logique des états d’un besoin

Chaque besoin d’EPI change d’état automatiquement au fur et à mesure que le processus avance :

• Non démarré : état initial à la création du besoin.
• Demandé : lorsque l’employé demande un nouvel EPI.
• Remis : lors de la saisie d’une date de remise et sauvegarde.
• Complété : lorsque l’employé signe le justificatif de remise.
• Fermé : lorsqu’un nouveau besoin est créé suite à une nouvelle demande ou au dépassement de la date de renouvellement, moment où le besoin précédent se ferme automatiquement.

Astuce

Bien connaître ces cinq états vous permet d’interpréter d’un coup d’œil n’importe quelle liste de besoins et de savoir quelle action effectuer ensuite.

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Source : M-SO-20-19-01 « Manuel d’utilisation EPIS », version 1, 21/12/2020.