Comment attribuer un superviseur PRL à un employé

Dans Smartosh, vous pouvez attribuer un superviseur PRL à un employé selon trois procédures différentes, en fonction du cas d’utilisation :

• Attribution directe depuis l’employé — pour lier un superviseur de manière permanente à partir de la fiche de l’employé.
• Attribution depuis le superviseur — pour lier un ou plusieurs supervisés depuis la fiche du superviseur.
• Attribution exclusive pour une convocation de formation — lorsque le superviseur ne s’applique qu’à une formation spécifique et ne doit pas être fixé à l’employé.

Note

Les courriels de formation et de surveillance de la santé sont toujours envoyés via le superviseur PRL si l’employé en dispose d’un, même si la case de redirection des courriels n’est pas cochée.

Attribution directe depuis l’employé

Lie un superviseur PRL de manière permanente à partir de la fiche de l’employé.

Procédure

1. Accédez à Organisation → Employés et ouvrez la fiche de l’employé auquel vous souhaitez attribuer un superviseur PRL.
2. Ouvrez l’onglet Relations → Supervision et accédez au champ de recherche Superviseur PRL.
3. Sélectionnez l’employé qui agira comme superviseur et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Redirection des courriels

Cochez la case Envoyer tous les emails de l’employé via le superviseur PRL si vous souhaitez que tous les courriels de l’employé soient redirigés vers l’adresse du superviseur.

Si vous ne cochez pas cette case, les courriels de formation et de surveillance de la santé continueront d’être envoyés via le superviseur ; les autres courriels arriveront directement à l’employé.

Dès cet instant, les prochains envois générés pour l’employé seront envoyés à son superviseur.

Attribution depuis le superviseur

Lie un ou plusieurs supervisés à partir de la fiche du superviseur lui-même. Utile lorsque vous souhaitez attribuer le même superviseur à plusieurs employés en même temps.

Procédure

1. Accédez à Organisation → Employés et ouvrez la fiche de l’employé superviseur auquel vous souhaitez attribuer des supervisés PRL.
2. Ouvrez l’onglet Relations → Supervision et, dans la section Supervisés PRL, cliquez sur Lier.
3. Sélectionnez les employés que vous souhaitez attribuer comme supervisés PRL et cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Note

Vous pouvez sélectionner plusieurs employés à la fois à l’étape 3.

Attention

Cette action ne coche pas la case Envoyer tous les emails de l’employé via le superviseur PRL dans la fiche des employés supervisés. Si vous devez rediriger tous les courriels vers le superviseur, vous devez le cocher manuellement depuis la fiche de chaque employé (voir Attribution directe depuis l’employé).

Les courriels de formation et de surveillance de la santé seront envoyés via le superviseur dans tous les cas.

Attribution exclusive pour une convocation de formation

Utilisez-la lorsque vous souhaitez qu’un superviseur gère uniquement une convocation de formation spécifique, sans être attribué de manière permanente à l’employé.

Procédure

1. Accédez à Formation et information → Convocations de formation et ouvrez la convocation correspondante.
2. Ouvrez l’onglet Envois (convocations et accès app) et ouvrez l’enregistrement de l’employé auquel vous souhaitez attribuer un superviseur spécifique pour cette convocation.
3. Dans le champ Superviseur, recherchez et sélectionnez le superviseur, puis cliquez sur Accepter.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Ne modifiez pas d’autres champs

Il est important de ne remplir manuellement aucun autre champ de cet écran. Smartosh les remplit automatiquement lors de l’envoi.

Dès cet instant, les prochains envois générés pour cet employé dans le cadre de cette convocation seront envoyés via le superviseur indiqué.

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Source : DM-SO-22-030 « Comment attribuer un superviseur PRL à un employé », version 1.1, 13/04/2022.